Jak hlídat změny AI Actu: registr právního zdroje a jeho verze

Proč se nelze spolehnout na jedno stažené znění

Při práci s AI Actem se může stát, že dvě osoby v týmu pracují se dvěma různými texty a obě jsou přesvědčeny, že mají pravdu. Jedna vychází z dříve staženého PDF, druhá z webového přehledu článků. Rozdíl vznikne změnou předpisu, opravou překladu nebo vložením novely, přičemž pracovní soubor neobsahuje datum stažení ani označení verze. Následná interní debata se pak vede o textu, nikoli o dopadu na systém.

Pro přehlednost doporučujeme vést registr právního zdroje. Nejde o zákonnou povinnost, ale o pracovní pomůcku pro přehlednost. Každý použitý text má svůj záznam: odkud pochází, ke kterému dni byl pořízen a v jakém stavu se nacházel. Tím se snižuje možnost, že tým nechtěně použije zastaralé znění pro posouzení rizika, dokumentaci nebo rozdělení rolí.

Podle oficiální zprávy Evropské komise AI Omnibus nabyl účinnosti dne 27. 7. 2026, viz zpráva EK o vstupu v účinnost. Samostatně ServiceDesk u článku 3 upozorňuje, že zobrazené znění ještě nebylo po Omnibusu aktualizováno. Tento jediný údaj o účinnosti proto jako doporučený pracovní postup nepřenášejte na všechny povinnosti, ale ověřujte každou povinnost samostatně podle její vlastní verze textu.

Co zapisovat ke každé verzi právního zdroje

Registr má smysl jen tehdy, když záznam umožní zpětně poznat, s čím tým pracoval. Doporučujeme u každého právního zdroje evidovat název dokumentu, fázi legislativního stavu, datum pořízení, přesné označení zdroje a osobu, která záznam pořídila. Fáze stavu zapisujte slovně, například návrh, schválení nebo vyhlášení, a nemíchejte je do jedné kolonky s datem účinnosti.

Důležitá je také vazba na interní použití. Poznamenejte si, pro jaký účel byla verze použita, například pro návrh dokumentace, školení nebo posouzení role u konkrétního systému. Právě tato vazba později ukáže, které interní materiály je třeba přezkoumat, když vyjde nová verze. Pokud se změní jen překlad nebo číslování, zapište to výslovně, aby nevznikl dojem věcné změny povinnosti.

Při popisu změn v digitálním omnibus package se řiďte přehledem, co se v AI Actu reálně mění, a do registru zapište pouze tu změnu, kterou jste skutečně ověřili ve zdroji.

Postup ověření aktuálního znění krok za krokem

Následující postup je doporučenou praxí CIAD, nikoli zákonným požadavkem. Slouží k tomu, aby ověření bylo opakovatelné a nezáviselo na paměti jednotlivce.

Nejprve si ujasněte, jakou otázku řešíte. Jinou verzi potřebujete pro orientační školení a jinou pro rozhodnutí o konkrétním systému. Poté vyhledejte oficiální zdroj a poznamenejte si datum přístupu, název stránky a stav textu. Pokud zdroj sám upozorňuje, že zobrazení ještě není aktualizováno, tuto výhradu přepište do registru doslovně jako pracovní poznámku.

Následně porovnejte nové znění s předchozí evidovanou verzí. Sledujte, zda se změnil článek, který používáte pro svůj závěr, nebo jen okolní text. Teprve potom zapište novou verzi jako samostatný řádek a původní řádek nemažte. Historie verzí je cenná právě proto, že ukazuje, na základě čeho bylo dřívější rozhodnutí přijato.

Pro časové souvislosti používejte kontrolní seznam termínů, ale datum účinnosti jedné novely automaticky nevztahujte na ostatní povinnosti bez samostatného ověření.

Registr dopadu na vlastní systém: vyplnitelná tabulka

Samotná evidence verze nestačí. Druhá část registru propojuje právní změnu s konkrétním systémem. Pro pracovní postup se osvědčuje jeden řádek pro každou kombinaci verze předpisu a posuzovaného systému. Tím je vidět, zda změna dopadá na dokumentaci, školení, smlouvy, nebo nevyvolává žádnou akci.

Tabulku zkopírujte do interního dokumentu a vyplňujte věcně, bez obecných formulací typu prověřit soulad.

Vazbu na vlastníka dokumentace udržujte přes registr dokumentace a vlastníků, aby bylo jasné, kdo má po změně verze přepsat příslušnou kartu systému.

Hypotetický příklad: záznam s přesným výsledkem

Následující příklad je zcela hypotetický a ilustrativní, neslouží jako popis skutečného systému ani skutečného právního posouzení. Ukazuje pouze způsob vyplnění jednoho řádku registru s přesným výsledkem.

Představte si menší firmu, která interně používá nástroj IS-014 pro návrh odpovědí na zákaznické tickety. Pracovnice Petra dne 12. 8. 2026 pořídí záznam, že pro kontrolu popisu systému použila znění po AI Omnibusu označené jako vyhlášené, s výhradou, že některé zobrazené články nemusí být aktualizované ani konsolidované. Porovnáním s verzí z června zjistí, že pro její otázku se věcný text nezměnil, změnilo se pouze číslování odkazovaného odstavce.

Přesný výsledek záznamu zní: Dopad 1: bez věcné změny postupu, úkol aktualizovat odkaz na odstavec v kartě systému IS-014, vlastník Petra, interní termín 26. 8. 2026, stav uzavřeno dne 20. 8. 2026. Původní červnový řádek zůstává v registru zachován jako doklad toho, z čeho tým vycházel dříve. Pokud by se později ukázalo, že zobrazení bylo skutečně zastaralé, tým se vrátí k oběma řádkům a doplní nový přezkum, místo aby historii přepisoval.

Omezení registru a další krok

Registr verzí je podpůrná evidence. Pro pracovní postup pomáhá udržet pořádek, ale sám o sobě nezakládá soulad s předpisem a nenahrazuje posouzení konkrétní povinnosti. Chyba může vzniknout například špatným zápisem fáze, přehlédnutou výhradou zdroje nebo tím, že tým zapomene propojit novou verzi s interní dokumentací. Proto je vhodné určit jednu osobu, která jednou měsíčně projde otevřené řádky a potvrdí jejich stav.

Dalším krokem je vybrat tři nejdůležitější systémy a doplnit k nim aktuální řádek registru s ověřenou verzí. Teprve když je jasné, kdo je vlastníkem každé karty systému, má evidence verzí praktický dopad na každodenní rozhodování.