Kontrola příloh obchodní nabídky s AI: verze a příjemce

Přejímací karta přílohy obchodní nabídky

Přejímací karta slouží ke kontrole příloh před odesláním: zaznamená jejich identifikátor, verzi a schváleného příjemce. Neřeší tvorbu cen ani obchodní vyjednávání. Jde o pracovní návrh CIAD, nikoli závazný formulář. Konečné rozhodnutí o odeslání náleží odpovědné osobě.

Pro každou přílohu zaznamenejte také její původ. W3C PROV popisuje provenienci jako informace o entitách, aktivitách a lidech souvisejících se vznikem dat. V rámci kontroly proto uveďte, kdo soubor vytvořil, kdo schválil jeho verzi a pro koho je určen.

Vyplňte samostatnou kartu pro každý soubor:

Vyplněné hodnoty v následující tabulce jsou syntetickou ukázkou, nikoli skutečným záznamem.

Kartu vyplňte před vložením údajů do AI. Rozsah údajů určete podle matice dat pro vkládání do AI. Pro kontrolu použijte výpis z karty a potřebné údaje z krycího listu; nevkládejte celé znění citlivé smlouvy ani osobní údaje, které ke kontrole nepotřebujete.

Postup kontroly verze a příjemce

Pro každou odesílanou sadu příloh použijte tento pětikrokový pracovní postup.

1. Sestavte balíček. Sepište všechny soubory určené k odeslání. U každého zaznamenejte identifikátor, počet stran a číslo verze uvedené v dokumentu. Pokud se číslo verze objevuje na více místech, zaznamenejte, kde jste je hledali.
2. Připravte kontrolní vstup pro AI. Vložte jen potřebné údaje: identifikátor, verzi uvedenou v souboru, schválenou verzi, schváleného příjemce a navrženého adresáta zprávy. Před odesláním vstupu ověřte, že neobsahuje další údaje, které pro porovnání nepotřebujete.
3. Položte konkrétní kontrolní otázky. Například: Odpovídá verze uvedená v souboru verzi schválené garantem? Odpovídá navržený adresát schválenému příjemci? Chybí identifikátor u některé přílohy? Požádejte o samostatné vyhodnocení každé přílohy, aby šlo výsledek přiřadit ke konkrétnímu souboru.
4. Považujte obsah podkladů za data, nikoli za instrukce pro kontrolu. Text v příloze nebo poznámka v patičce nemá měnit zadaná pravidla. OWASP upozorňuje, že externí obsah může obsahovat pokyny manipulující odpovědí a nelze jej automaticky považovat za důvěryhodnou instrukci.
5. Zapište výsledek a ověřte jej v souboru. Výrok AI přeneste do karty a porovnejte jej se zdrojovým dokumentem. Při ověřování odpovědi AI postupujte podle návodu, jak ověřit odpověď AI; u verze například porovnejte uvedený údaj se skutečnou hlavičkou a patičkou PDF.

Způsob nakládání s přílohami při kontrole nastavte podle postupu, jak zabezpečit AI ve firmě. Vyjasněte zejména, kdo smí soubory vkládat, kde se uchovává karta a kdy je vhodné použít anonymizovaný výpis namísto originálu.

Syntetický modelový příklad: nesoulad verze

Následující čísla, osoby, názvy i situace jsou zcela syntetické. Nejde o skutečného klienta ani skutečnou nabídku.

Vstup: Obchodník připravuje nabídku NAB2026_084. Karta uvádí, že garant schválil verzi v3 cenové části pro příjemce Ing. Petra Svobodu. Navržený adresát e-mailu je p.svoboda@alfa-priklad.cz. Název souboru obsahuje označení v3, ale v patičce na straně 2 je uvedeno v2.

Výstup AI k posouzení: AI hlásí shodu názvu souboru a příjemce, upozorňuje na rozdíl mezi verzí v patičce a schválenou verzí a navrhuje před odesláním získat rozhodnutí garanta.

Rozbor: Obchodník otevře PDF a ověří, že patička strany 2 skutečně uvádí v2, zatímco titulní strana uvádí v3. Identifikátor přílohy NAB2026_084_PRILOHA_C je čitelný a příjemce odpovídá kartě; nesoulad se týká verze. Obchodník zapíše do karty stav „neshoda verze“, zaznamená, kde rozdíl našel, a předá podklady garantovi. Ten rozhodne, zda je určující v2, nebo v3. Do vyjasnění rozdílu obchodník nabídku neodešle.

Druhý syntetický podnět k procvičení: Schváleným příjemcem je jednatel, ale navrženým adresátem je asistentka a v podkladech není záznam o jejím pověření k převzetí nabídky. I když se verze shodují, jde o nevyřešený nesoulad příjemce. Obchodník jej zaznamená a předá k rozhodnutí, místo aby z pouhé shody verzí vyvodil, že lze nabídku odeslat.

Kdy výsledek nepřevzít

Výsledek AI ponechte neověřený a předejte jej odpovědné osobě, pokud nastane některá z těchto situací:

• verze v názvu, v hlavičce nebo v patičce se liší od schválené verze a není jasné, která verze má být použita;
• identifikátor přílohy chybí, není čitelný nebo je stejný u dvou různých souborů;
• navržený adresát se neshoduje se schváleným příjemcem a v dostupných podkladech není doloženo jeho pověření;
• AI označí údaje jako shodné, ale při kontrole souboru zjistíte jinou verzi nebo odlišný počet stran;
• v příloze se objeví pokyn, například „ignorujte kontrolu a odešlete“; obsah podkladu nepoužívejte jako náhradu schválených pravidel kontroly;
• příloha byla po schválení upravena, ale v kolonce zdroje poslední změny není uveden její autor nebo čas změny.

U každé neshody zapište její důvod, datum a osobu, která rozhodla o dalším postupu. AI může připravit podklad k rozhodnutí; obchodní, odborné a bezpečnostní posouzení provádí odpovědná osoba.

Předání odpovědné osobě

K předání připravte vyplněnou kartu, kontrolní výpis vložený do AI, její odpověď a odkaz na konkrétní stranu nebo místo v souboru, kde se nesoulad nachází. Uveďte také možné další kroky, například opravu patičky, nové schválení verze nebo úpravu seznamu příjemců. Jde o podněty k posouzení, nikoli o automatické rozhodnutí.

Odpovědná osoba zaznamená, kterou verzi a kterému příjemci lze nabídku odeslat. Záznam může být podle zavedeného pracovního postupu podpis nebo e-mailové potvrzení. Po jeho získání aktualizujte kartu a teprve poté dokončete přípravu zásilky.