AI jako kontrola srozumitelnosti návodu pro nového kolegu

Co připravit před zkouškou návodu

Pracujte s verzí textu, kterou má dostat nový kolega. Připravte název pracovní pozice, tři typické úvodní úkoly a seznam systémů, do kterých má nováček vstoupit. Před zadáním podkladů odstraňte citlivé údaje. S textem návodu zacházejte jako s podkladem k analýze, nikoli jako s pokynem, který má model následovat bez omezení. Zkoušku může vést personalista nebo garant procesu; její výsledek neposuzuje schopnosti ani vhodnost konkrétního zaměstnance. Níže uvedený záznam je původní pracovní pomůcka CIAD, nikoli závazný úřední formulář. Odborné, bezpečnostní a právní závěry ponechte odpovědné osobě.

Pokud návod popisuje práci s podnikovým AI asistentem, ověřte oprávnění a nastavení v konkrétním nasazení. Podle poskytnutého zdroje Microsoft 365 Copilot využívá oprávnění uživatele; ochrana dat vyžaduje kontrolu skutečného nastavení a produktu (Microsoft Copilot: data a oprávnění).

Záznam zkoušky srozumitelnosti návodu

Pro každý testovaný návod vyplňte samostatný záznam. Jeho účelem je zachytit místa, která je třeba v textu opravit, nikoli hodnotit člověka.

Vyplněné hodnoty v následující tabulce jsou syntetickou ukázkou, nikoli skutečným záznamem.

Uchovejte záznam u příslušné verze návodu, aby bylo možné dohledat, které nejasnosti se řešily a kdo měl opravu na starosti.

Postup zkoušky podle otázek nováčka

1. Vyberte část návodu k jednomu pracovnímu úkolu. Rozsáhlejší příručku prověřujte po částech, aby bylo jasné, které informace model dostal.
2. Sepište 8 až 12 otázek ve stylu nováčka. Například: „Kde začnu?“ „Co udělám, když mi nepřijde potvrzovací e-mail?“ „Komu úkol předám, pokud garant není dostupný?“
3. Zadejte modelu, aby odpovídal pouze z dodaného textu. Výslovně uveďte, že nemá doplňovat chybějící kroky ani se opírat o obecné znalosti. Pokyn sám o sobě nezaručuje, že model toto omezení vždy dodrží; proto kontrolujte každou odpověď proti návodu.
4. Pokládejte otázky postupně. U každé zaznamenejte, zda je odpověď v textu přímo uvedena, zda je jen částečná, nebo zda chybí.
5. Označte místa, kde odpověď vyžaduje odhad. Často jde o chybějící vstupní podmínku, nejasnou odpovědnou roli, neuvedený interní krok nebo neurčitý popis správného výstupu.
6. Požádejte o návrh úpravy textu, například o doplnění kontrolního kroku, přeformulování věty do činného rodu, přidání snímku obrazovky nebo opravu názvu tlačítka. Návrh ověřte podle skutečného procesu a případně upravte s garantem.
7. Každý nález se závažností 3 projednejte s garantem procesu před převzetím návodu. Zkouška nenahrazuje skutečné zaškolení lidí; postup pro živé školení popisuje jak proškolit zaměstnance v AI.

Modelový syntetický příklad včetně rozboru

Následující příklad je zcela syntetický. Jde o modelovou situaci, nikoli o záznam skutečného kolegy nebo klienta. Číselné údaje v příkladu jsou pouze ilustrační.

Testovaný úsek: Návod pro nového člena podpory, jak založit požadavek v interním systému. Modelový text má pět kroků, ale neuvádí, jak rozpoznat duplicitní požadavek ani komu požadavek přiřadit v nepřítomnosti garanta.

Položené otázky:

A. Založil jsem požadavek. Jak poznám, že už existuje stejný?

B. Garant není dostupný. Komu požadavek přiřadím?

C. Kam uložím potvrzení od zákazníka?

Odpovědi modelu při zadání pokynu odpovídat pouze z návodu:

A. Návod duplicitu neřeší; model tuto mezeru přiznal.

B. Návod uvádí pouze garanta. Zástupce v něm chybí, ale model si jej domyslel z obecného kontextu.

C. Návod odkazuje na složku, jejíž přesná cesta v textu není uvedena.

Rozbor: Otázka A odhalila chybějící krok; pro účely tohoto modelového příkladu jde o závažnost 2, protože nováček může ztratit čas hledáním. Otázka B dostává závažnost 3: model nesmí domýšlet, kdo garanta zastupuje, a postup musí ověřit a doplnit garant procesu. Otázka C dostává závažnost 2, protože je třeba upřesnit cestu a název souboru. Navržené úkoly k opravě jsou doplnit ověřený postup kontroly duplicity, uvést schváleného zástupce pro přidělení požadavku a doplnit skutečnou cestu k uložení včetně vzoru názvu souboru. Po zapracování změn zkoušku opakujte alespoň u otázek, kterých se opravy týkají.

Kdy výsledek zkoušky vrátit k přepracování

Návod vraťte k úpravě, pokud se objeví některá z následujících překážek:

1. Model opakovaně odpovídá mimo dodaný návod, protože v něm chybějí důležité kroky. Ověřte, zda je návod dostatečně úplný.
2. Dva možné výklady téhož kroku vedou k odlišným výsledkům. Upravte nejednoznačné znění.
3. Návod odkazuje na neexistující systém, složku nebo roli. Ověřte skutečný název a doplňte správnou informaci.
4. Chybí způsob, jak zkontrolovat správnost výsledku, například jak poznat správně založený požadavek. Doplňte kontrolní krok podle skutečného procesu.
5. Text obsahuje citlivé údaje, hesla nebo osobní údaje. Před použitím podklad vyčistěte a další postup projednejte s odpovědnou osobou.
6. Někdo chce výsledek zkoušky použít jako rozhodnutí o člověku, jeho přístupech nebo nárocích. Takové posouzení ponechte odpovědné osobě; zkouška slouží ke kontrole návodu.

Pro řízení rizik lze podpůrně využít dobrovolný rámec NIST AI RMF. Podle poskytnutého zdroje jde o dobrovolný rámec, nikoli o certifikaci nebo českou zákonnou povinnost (NIST AI RMF). Dopad opraveného návodu můžete sledovat v běžném provozu, například evidencí dotazů nováčků nebo vrácených úkolů. Způsob sledování dopadu školení popisuje jak měřit dopad školení AI. Pravidla pro zacházení s podklady a přístupy lze ukotvit ve vnitřním předpisu; související podklady nabízí co má obsahovat směrnice pro AI.