Report spolku s AI: jak oddělit doložené činnosti a odhady

Co v reportu oddělit

Doložená činnost popisuje, co proběhlo a jaký doklad to potvrzuje. Odhad vyjadřuje úsudek tam, kde evidence není úplná; musí být jako odhad rozpoznatelný. Záměr popisuje plán do dalšího období, nikoli již dosažený výsledek. Toto rozlišení pomáhá zabránit tomu, aby čtenář zaměnil předpoklad za doloženou skutečnost.

V tomto pracovním postupu znamená provenience záznam o tom, jak informace vznikla a s jakým dokladem souvisí. W3C PROV popisuje informace o entitách, aktivitách a lidech souvisejících se vznikem dat (W3C PROV: původ a vazby dat). Pro práci s riziky při přípravě návrhu s pomocí AI lze využít také dobrovolný NIST AI RMF. Nejde o certifikaci ani o českou zákonnou povinnost (NIST AI RMF). Níže uvedený kontrolní list je pracovní návrh CIAD, nikoli povinný úřední vzor.

Postup sestavení podkladů

1. Vymezte období a činnosti, které má report pokrýt. Určete také osobu odpovědnou za každou kapitolu a osobu, která ověří jednotlivá tvrzení.
2. Shromážděte doklady před přípravou textu. Podle povahy činnosti mezi ně mohou patřit prezenční listiny, zápisy, fotografie se souhlasem, smlouvy, faktury, výpisy z účtu, rozhodnutí orgánů spolku nebo evaluační dotazníky.
3. Rozdělte návrh reportu na jednotlivá tvrzení. Každou větu, která sděluje ověřitelnou skutečnost, zapište samostatně do kontrolního listu.
4. U každého tvrzení označte, zda jde o doloženou skutečnost, odhad, záměr, nebo jejich kombinaci. Uveďte konkrétní doklad a jeho identifikaci, například název souboru a číslo strany. Pokud doklad chybí nebo je neúplný, zaznamenejte to.
5. Porovnejte návrh vytvořený s pomocí AI s kontrolním listem. Při kontrole struktury může posloužit postup pro stav, odhad a otevřené body v článku AI projektový status pro manažera. Nenahrazuje však kontrolu dokladů.
6. Označte citace a převzaté pasáže tak, aby bylo možné rozlišit jejich původ a zdroj podkladu. Při práci s výstupy AI může pomoci návod, jak citovat obsah z AI.
7. Nechte finální znění zkontrolovat a schválit odpovědnou osobou spolku. Právní, odborné nebo bezpečnostní závěry patří k posouzení osoby odpovědné za danou oblast.

Při ověřování věcných údajů porovnejte návrh s doklady zejména u čísel, jmen, dat a tvrzení o příčině a následku, například že určitá akce vedla ke změně. K tomuto kroku lze využít postup pro ověření odpovědi AI. Záznam o kontrole doplňte do listu, aby bylo patrné, co bylo ověřeno a co zůstává otevřené.

Kontrolní list tvrzení a dokladů

Vyplňte jeden řádek pro každé tvrzení určené do veřejného reportu. Ve sloupci „Doklad a identifikace“ uveďte takové označení, podle kterého lze příslušný podklad najít. Stav ověření popisuje, zda je tvrzení připravené k použití, potřebuje úpravu, nebo vyžaduje další kontrolu.

Veřejný text sestavujte z tvrzení, která mají dohledatelný podklad, případně jsou výslovně označena jako odhad nebo záměr. U neúplné evidence upřesněte její rozsah a nepředstavujte ji jako úplný přehled účastníků či výsledků.

Syntetický modelový příklad a jeho rozbor

Následující příklad je zcela syntetický. Všechny uvedené počty a údaje jsou vymyšlené pro ukázku práce s formulacemi, nepředstavují skutečné měření ani skutečný příběh spolku.

Původní návrh věty: „Naše dílny výrazně zlepšily vztah obyvatel k veřejnému prostoru a zapojily stovky lidí.“

Tvrzení, že se vztah obyvatel výrazně zlepšil, vyjadřuje dopad. Pokud pro něj nejsou podklady ani provedené měření, nelze ho předkládat jako doložený výsledek. Výraz „stovky“ je neurčitý a v tomto syntetickém příkladu neodpovídá uvedené evidenci.

Možná upravená formulace pro tento syntetický příklad: „Uskutečnili jsme 4 dílny. Podle prezenčních listin se jich celkem zúčastnilo 64 osob. Na dotazník po akci odpovědělo 22 účastníků, z nichž 16 uvedlo, že pro ně byl výklad srozumitelný. Zda se změnil vztah k veřejnému prostoru, jsme neměřili.“

První dvě věty uvádějí činnost a počet podle označených dokladů; třetí popisuje počet odpovědí a jejich obsah. Poslední věta vymezuje, co z evidence nelze vyvozovat. Pokud spolek plánuje dopad sledovat později, uveďte to odděleně jako záměr, nikoli jako již dosaženou změnu.

Kritéria pro vrácení návrhu k úpravě

Vraťte část textu k dopracování, pokud platí některý z následujících bodů:

1. Tvrzení nemá přiřazený konkrétní doklad nebo uvedený odkaz vede na soubor, který nelze dohledat.
2. Čísla v textu nesouhlasí s dokladem, například součet účastníků, datum nebo místo.
3. Odhad je formulován jako jistý fakt a čtenář z textu nepozná, že podklady jsou neúplné nebo že jde o přibližnou hodnotu.
4. Text uvádí dopadovou statistiku bez popsaného podkladu či metodiky, například procento zlepšení bez měření před změnou a po ní.
5. U tvrzení chybí garant, takže není jasné, kdo ověřil jeho správnost.
6. Návrh obsahuje právní, dotační nebo bezpečnostní závěr, který neposoudila odpovědná osoba.
7. Vstupní podklady pro AI obsahovaly nedůvěryhodné údaje a jejich obsah byl bez kontroly převzat jako příkaz nebo jako fakt.

U chybějícího či rozporného podkladu doplňte evidenci, nebo tvrzení přeformulujte tak, aby odpovídalo tomu, co je skutečně doloženo. Pokud návrh obsahuje odborný, právní či bezpečnostní závěr, předejte jej odpovědné osobě před zveřejněním. Návrh AI nepoužívejte jako podklad pro automatické rozhodnutí o lidech ani o právních nárocích.