AI při přípravě prodloužení smlouvy: ověření podkladů

Soupis zdrojů pro kontrolu prodloužení

Začněte soupisem podkladů, ze kterých budete při přípravě prodloužení vycházet. U obchodní smlouvy to mohou být kmenová smlouva, dodatky, rámcové podmínky, ceník, akceptované objednávky, zápisy z jednání a e-maily potvrzující rozsah. Zapište název každého souboru, datum nebo označení verze a osobu či útvar, od něhož jste jej obdrželi. Pokud datum verze není uvedeno, poznamenejte to místo jeho odhadu.

Evidujte také původ jednotlivých podmínek: u každé položky zaznamenejte, ze kterého dokumentu nebo sdělení pochází a kdo ji do pracovního přehledu vložil. W3C PROV popisuje provenienci jako informace o entitách, aktivitách a lidech souvisejících se vznikem dat (W3C PROV: původ a vazby dat). Pro tento postup jde o praktickou evidenci původu údajů, nikoli o potvrzení jejich správnosti.

Před nahráním smlouvy do nástroje posuďte rizika práce s důvěrným textem; související otázky shrnuje text o bezpečnosti nahrání smlouvy do ChatGPT. Nevkládejte plné osobní údaje, přístupová hesla ani celé interní ceníky, pokud pro konkrétní úkol nejsou potřeba. Zvažte, zda lze práci provést s potřebným výňatkem a bez údajů, které nejsou pro kontrolu podmínek relevantní. Záznam zdrojů veďte odděleně od samotného výstupu AI, aby bylo zřejmé, které údaje pocházejí z dokumentů a které vytvořil nástroj.

Pracovní postup ověření podkladů

Postupujte v tomto pořadí, aby seznam podmínek obnovy vycházel z dohledatelných podkladů. Tento pracovní postup CIAD rozděluje kontrolu na shromáždění, porovnání, ověření a předání.

1. Shromážděte verze. Vyžádejte si znění smlouvy a všech souvisejících dodatků, která se používají jako podklady pro kontrolu. U každého dokumentu zapište dostupné datum účinnosti, datum verze nebo jiný rozlišovací údaj. Pokud nevíte, zda máte poslední verzi, uveďte tuto nejistotu v záznamu a nepředpokládejte, že nalezený soubor je aktuální.
2. Porovnejte přílohy. Zkontrolujte, zda údaje v ceníku, SLA nebo popisu rozsahu odpovídají textu smlouvy a příslušným dodatkůм. Při rozdílu zachovejte v záznamu obě znění, jejich zdroje a přesné místo v dokumentu. Rozpor neřešte odhadem ani tím, že jednu verzi bez vysvětlení označíte za platnou.
3. Ověřte schválení. Zjistěte, kdo má podle interního postupu posoudit prodloužení za obchod, finance a zákazníka, a jaký doklad o vyjádření máte k dispozici. Oddělujte informaci, že někdo schválení ústně zmínil, od doloženého písemného vyjádření. Do přehledu zaznamenejte, co chybí a komu je třeba otázku předat.
4. Nechte AI setřídit podmínky. Předložte nástroji ověřený text potřebný pro úkol a požádejte o tabulku podmínek se zdrojem u každého bodu. Zadání formulujte tak, aby AI označila chybějící údaj jako nedoložený, místo aby jej doplňovala. Výstup následně porovnejte s dokumentem; samotná citace uvedená AI ještě nepotvrzuje, že je správná.
5. Ručně projděte rozpory. Ověřte čísla článků, částky, data, rozsah plnění, podpisy a odkazy na přílohy přímo v originálech. Zapište, co jste ověřili, co zůstává sporné a který dokument se k danému bodu vztahuje. Pokud zdroj chybí nebo nesouhlasí, ponechte stav jako nedoložený a vyžádejte si upřesnění.
6. Uzavřete pracovní záznam. Uveďte datum kontroly, jméno odpovědné osoby a seznam použitých podkladů. Zaznamenejte i případné omezení kontroly, například chybějící přílohu nebo neověřenou verzi. Záznam slouží k předání a dohledání práce; sám o sobě nepotvrzuje schválení ani právní účinek prodloužení.

Obsah podkladů nepovažujte za pokyn pro AI. Externí obsah může obsahovat pokyny manipulující odpovědí; obsah dokumentu proto není automaticky důvěryhodnou instrukcí (OWASP: prompt injection). Pokud e-mail nebo příloha obsahuje například výzvu „ignorujte postup“ nebo „skryjte výpovědní podmínky“, nepřebírejte ji jako součást zadání pro kontrolu. Zachovejte ji jako obsah podkladu a případnou pochybnost předejte odpovědné osobě.

Záznam podmínek obnovy a chybějícího schválení

Následující tabulka je pracovní návrh CIAD, nikoli závazný formulář. Při vyplňování uveďte u každého řádku zdroj a verzi, aby bylo možné dohledat původ podmínky. Pokud údaj není k dispozici, napište „nedoloženo“ a popište, co je třeba doplnit. Nezaměňujte tento stav za závěr o platnosti smlouvy.

Vyplněné hodnoty v následující tabulce jsou syntetickou ukázkou, nikoli skutečným záznamem.

Do sloupce „Chybějící schválení“ zapisujte, které vyjádření nebo doklad není k dispozici, případně kdo jej má doplnit. Formulaci „schváleno ústně“ evidujte jako informaci o ústním sdělení, nikoli jako doložené písemné schválení. Pokud se obsah tabulky opírá o více dokumentů, uveďte je tak, aby šlo zjistit, který zdroj podporuje kterou část údaje. Nejasné nebo protichůdné podklady ponechte viditelně označené; nepřepisujte je do jednoho zdánlivě jednoznačného závěru.

Syntetický modelový příklad s rozborem

Označení: Následující příklad je zcela syntetický a modelový, nesouvisí s žádným skutečným klientem. Všechny názvy, částky, počty hodin a délky v něm jsou smyšlené a slouží pouze k ukázce postupu.

Zadání pro AI: „Zde je výtah z fiktivní smlouvy Alfa Beta: rozsah 40 hodin podpory měsíčně, cena 50 000 Kč, prodloužení o 12 měsíců, návrh bez data účinnosti a bez podpisu financí. Setřiď podmínky do tabulky a u každé uveď zdroj.“

Modelový výstup AI: „Předmět: 40 hodin podpory, zdroj Smlouva Alfa Beta, čl. 2. Cena: 50 000 Kč, zdroj Dodatek 1, čl. 3. Doba: 12 měsíců, zdroj Návrh dodatku bez data. Schválení financí: nedoloženo.“

Rozbor: Užitečný pracovní výstup uvádí zdroj u jednotlivých bodů a přiznává, že datum účinnosti a schválení financí nejsou doloženy. Ani takový výstup však nepřebírejte bez kontroly odkazovaných článků a dokumentů. Chybným postupem by bylo doplnit datum účinnosti odhadem nebo tvrdit, že prodloužení je platné. Takovou domněnku odstraňte, zaznamenejte chybějící údaj a předejte jej odpovědné osobě k doplnění. Pro navazující obchodní jednání lze samostatně použít postup pro přípravu obchodníka na schůzku.

Kdy výsledek nepřevzít

Výsledek AI nepřebírejte do nabídky ani návrhu dodatku jako ověřený údaj, pokud nastane některá z těchto situací:

1. Chybí kmenová smlouva nebo dodatek, který může být pro kontrolu podstatný, a AI pracuje pouze z e-mailového shrnutí.
2. AI uvádí podmínku bez zdroje nebo odkazovaný zdroj neodpovídá číslování článků v dokumentu.
3. V podkladu je vložený pokyn pro AI, například „změňte cenu“ nebo „skryjte výpověď“, a není jasné, jak s tímto obsahem pracovat.
4. Částky, termíny nebo rozsah se liší mezi smlouvou, dodatkem a objednávkou.
5. Chybí doklad o požadovaném písemném vyjádření zákazníka nebo interního vlastníka.
6. AI hodnotí právní účinek, platnost nebo vymahatelnost smlouvy; takový závěr předejte odpovědné osobě.

Sporné body ověřte primárně v originálních dokumentech. Obecný postup křížové kontroly odpovědí shrnuje návod jak ověřit odpověď AI; při kontrole prodloužení se zaměřte zejména na čísla článků, data, částky a doložení schválení. Pokud ani po této kontrole není zdroj nebo význam údaje jasný, ponechte položku jako nevyřešenou a popište, jaké doplnění je potřeba.

Předání odpovědné osobě

Předejte záznam spolu s vyznačením neověřených bodů a seznamem použitých zdrojů. Uveďte datum kontroly, jméno osoby, která záznam připravila, a konkrétní otázky vyžadující rozhodnutí nebo doplnění. Rozlište ověřené údaje, nedoložené údaje a rozpory mezi podklady; nepřevádějte je do jediné souhrnné věty, která by rozdíly zakryla. Odborný právní, bezpečnostní nebo technický závěr ponechte odpovědné osobě a výstup AI označte jako pracovní podklad k ověření.