Jak konzultant zpracuje výstupy z workshopu s AI

Proč shrnutí potřebuje tři oddělené vrstvy

Shrnutí workshopu, které vznikne rychlým přepsáním poznámek do plynulého textu, obvykle smaže rozdíl mezi tím, co skupina skutečně řekla, a tím, co si z toho konzultant odnesl. Klient pak čte jeden hladký odstavec a nemá šanci poznat, kde končí zaznamenaný fakt a kde začíná odborný závěr. Tenhle rozdíl je přitom to hlavní, za co si klient konzultanta platí, a proto musí zůstat ve výstupu viditelný. Sloučení do jedné hladké věty ho nenávratně smaže a čtenář pak musí věřit celému odstavci najednou, i té části, kterou by chtěl ověřit.

Řešením je udržovat po celou dobu zpracování tři oddělené vrstvy: co účastníci doslova řekli nebo napsali na flipchart, k čemu z toho konzultant vlastním úsudkem došel, a co zůstává otevřené, protože workshop na danou otázku odpověď nedal. AI zvládne první krok, tedy uspořádat poznámky podle tématu. Druhou a třetí vrstvu musí vytvořit konzultant, protože vyžadují znalost kontextu, kterou přepis sám o sobě neobsahuje.

Co zaznamenat a jak, než workshop skončí

Kvalita shrnutí se rozhoduje už během workshopu. Zpracování po jeho skončení jen využívá to, co se zapsalo v místnosti, a nedokáže chybějící kontext dohnat. Ke každé poznámce na flipchartu nebo v zápisníku patří, kdo výrok pronesl nebo kdo skupina byla, pokud jde o skupinovou práci, a v jaké části programu k tomu došlo. Bez téhle vazby na kontext nejde později poznat, jestli výrok vyjadřoval názor jednoho účastníka, nebo shodu celé skupiny.

Pokud tým chce z workshopu pořídit zvukový záznam, musí mít předem výslovný souhlas účastníků. Mlčení nebo předpoklad, že nikdo nenamítá, souhlas nenahrazuje a takový záznam by se pořizovat neměl. Záznam hlasu konkrétních lidí je osobní údaj a jeho pořízení i pozdější zpracování AI nástrojem musí mít jasně určeného vlastníka, dobu uchování a okruh lidí s přístupem. Bez tohoto nastavení se záznam nepořizuje, ani kvůli pohodlnějšímu zpracování po skončení programu.

Třídění podle tématu bez ztráty původního znění

Jakmile máte poznámky a případně přepis záznamu, AI může pomoci s prvním tříděním: seskupit výroky podle opakujícího se tématu, klíčového slova nebo části programu, ke které se vztahují. Výsledkem má být přehled témat s odkazem zpět na původní formulaci. Přeformulovaný souvislý text, který nahrazuje to, co bylo skutečně řečeno, do tohoto kroku nepatří, protože zakrývá, odkud přesně jednotlivé body pochází.

Původní znění musí zůstat dohledatelné v pozadí i po roztřídění, protože konzultant se k němu bude vracet při psaní závěrů a klient se k němu může vracet při kontrole. NIST AI 600-1 řadí mezi rizika generativních systémů i tendenci vytvářet plynule znějící, ale nepřesný souhrn tam, kde vstupní materiál obsahuje nejasnost nebo rozpor. U workshopu to znamená nenechat AI, aby rozpor mezi účastníky sama vyhladila do jedné konsenzuální věty.

Šablona shrnutí se třemi vrstvami

Tahle struktura se opakuje pro každý tematický blok workshopu. Zachovává tři vrstvy vedle sebe, přímo v textu shrnutí. Oddělený dodatek na konci dokumentu, kterého si čtenář snadno nevšimne, tenhle účel neplní.

Co řekli účastníci. Doslovné nebo těsně parafrázované výroky, každý s uvedením kdo a v jaké části programu ho pronesl. Patří sem i citace z flipchartu přesně tak, jak byla zapsaná.

Závěr konzultanta. Interpretace, doporučení nebo souvislost, kterou konzultant odvodil z více výroků nebo z vlastní odbornosti. Formulace vždy jasně signalizuje, že jde o názor konzultanta; se skutečnou citací účastníků se nesmí zaměňovat.

Otevřená otázka. Body, na které workshop nedal jednoznačnou odpověď, protože si účastníci odporovali, chyběl čas, nebo téma vyžaduje další ověření mimo workshop.

Kontrola účastníkem před odesláním klientovi

Než shrnutí odejde klientovi, musí ho projít alespoň jeden účastník workshopu, ideálně určený už během programu. Dodatečné hledání vhodné osoby až po jeho skončení kontrolu zbytečně zpomaluje a často z ní nakonec sejde. Kontrola se soustředí na vrstvu Co řekli účastníci: souhlasí citace s tím, co bylo skutečně řečeno, a nechybí důležitý výrok, který AI při třídění přehlédla. Vrstvu Závěr konzultanta účastník nemusí schvalovat, protože jde o odbornou interpretaci, ale musí být zřejmé, že se od jeho vlastních slov liší.

Pokud účastník při kontrole najde nepřesnost, oprava se promítne přímo do vrstvy Co řekli účastníci. Pokud se na chybném výroku zakládal i některý závěr konzultanta, musí se přehodnotit i tahle druhá vrstva, protože oprava jednoho místa může změnit smysl celého tematického bloku.

Přehled toho, jak vybrat AI nástroj pro tenhle typ zpracování, nabízí článek jak vybrat AI nástroj pro firmu; mechanismus, proč model občas doplní věrohodně znějící, ale nepodložený detail, popisuje proč si AI vymyslí odpověď; základní kroky prvního nasazení shrnuje jak začít používat AI ve firmě.

Souhlas se záznamem a co patří právníkovi

Zvukový záznam workshopu i přepis výroků konkrétních účastníků jsou osobní údaje bez ohledu na to, jestli je zpracovává člověk nebo AI nástroj. EDPB ve svém stanovisku 28/2024 popisuje otázky ochrany osobních údajů spojené se zpracováním dat pomocí AI modelů. Stanovisko se workshopů jako takových netýká, ukazuje ale, že zpracování výroků účastníků AI nástrojem je otázka, kterou nelze obejít mlčením. Přesné nastavení souhlasu, právního základu a doby uchování záznamu posuďte s právníkem nebo pověřencem pro ochranu osobních údajů předem. Řešení až ve chvíli, kdy záznam už existuje a je potřeba ho rychle zpracovat, dává týmu mnohem menší prostor rozhodnout se správně. Podrobnější rámec pro to, kdy AI vůbec smí s osobními údaji pracovat, nabízí článek mohu zpracovávat osobní údaje pomocí AI.

Stav zdrojů a omezení

GDPR se na záznam a zpracování výroků účastníků vztahuje podle konkrétního způsobu nakládání s daty ve vaší organizaci, a citované články popisují obecné zásady; hotové povolení pro váš konkrétní workshop samy o sobě nedávají. Stanovisko EDPB k AI modelům a osobním údajům je obecný rámec bez konkrétního návodu na workshopy. NIST AI 600-1 popisuje riziko nepřesného shrnutí u generativních systémů obecně, bez vztahu ke konzultačním workshopům konkrétně. Žádná zkušenost, klient ani skupinová dynamika popsaná v tomto článku není skutečná; jde výhradně o postup a strukturu, kterou si tým naplní vlastním obsahem. AI podle žádného z uvedených zdrojů nezachycuje skupinovou dynamiku ani nevyřčené signály z místnosti a tento článek jí takovou schopnost nepřipisuje.