Copilot v Microsoft 365: kde končí vaše data a kde začínají data zaměstnavatele

Ve Wordu někdo poprosí Copilot, ať mu přepíše odstavec zprávy pro klienta. V OneNotu ho požádá, ať z poznámek ze schůzky udělá seznam úkolů. Oba dokumenty jsou pracovní, oba jsou otevřené na notebooku, který vydala firma. Otázka, kterou si u toho skoro nikdo nepoloží, zní: podle čích pravidel se teď s tím souborem zachází, uživatelových, nebo zaměstnavatelových.

Co v podmínkách opravdu stojí

Microsoft popisuje chování Copilotu uvnitř aplikací Microsoft 365 celkem přesně. Nesahá na obsah souboru jen proto, že je otevřený:

Při použití s dostupnými aplikacemi Microsoft 365 použije Copilot obsah ve vašich souborech jenom v případě, že ho požádáte, aby s daným obsahem provedl konkrétní akci.

Stejnou zásadu, jen jinými slovy a v jiném dokumentu, potvrzuje smlouva o poskytování služeb pro AI funkce napříč produkty Microsoftu:

v. Use of Your Content. As part of providing the AI services, Microsoft will process and store your inputs to the service as well as output from the service, for purposes of monitoring for and preventing abusive or harmful uses or outputs of the service.

Tahle věta ale zároveň říká něco navíc, co v prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů takhle výslovně nenajdeme: Microsoft si vstup i výstup z AI funkcí ukládá i kvůli monitorování zneužití, nejenom kvůli tomu, aby na dotaz odpověděl.

Co to znamená česky

Copilot se nechová jako model, který v pozadí neustále prochází celý OneDrive nebo poštu. Aktivuje se na pokyn a pracuje s obsahem, který mu uživatel k danému úkolu dá. Zároveň ale Microsoft ten vstup i výstup zpracovává a ukládá i pro vlastní účely bezpečnosti a zneužití, nejen po dobu, kdy čeká na odpověď. V praxi to znamená dvě odlišné věci: obsah souboru čte Copilot jen na pokyn, ale záznam o tom, co bylo napsáno a co Copilot odpověděl, u Microsoftu zůstává déle a slouží k jinému účelu, než pro který ho uživatel do konverzace zadal.

Firemní účet a osobní účet nejsou stejná věc

Tady je jádro celého problému a dokument ho výslovně rozlišuje. Microsoft 365 Copilot pro firmy má jiný režim než Copilot v osobním předplatném:

Pro podnikové zákazníky Microsoft 365 Copilot nabízí vylepšenou ochranu a přizpůsobení dat. Data se shromažďují a používají podle popisu v části Podnikové a vývojářské produkty.

Jednotlivec s předplatným Microsoft 365 osobní nebo pro rodinu spadá pod obecnou kapitolu o produktivitě a komunikaci, tu samou, kde je popsané chování z první citace výše. Podnikový zákazník má vlastní kapitolu s jinými pravidly. Dokument ale zdaleka nejde do detailu, co přesně ta „vylepšená ochrana” znamená, přesnou definici uvádí až samostatná smluvní dokumentace k podnikovým produktům, kterou tento text jen odkazuje, nefetuje ji celou.

Ještě důležitější je druhá strana stejné mince: pokud účet nekoupí firma, ale dá ho zaměstnavatel nebo škola, mění se úplně jiný parametr, totiž kdo data vidí:

Získat přístup k vašim datům a zpracovávat je, včetně údajů o interakcích, diagnostických údajů a obsahu vaší komunikace a souborů spojených s vaším produktem Microsoft a účty.

Tohle oprávnění dostává organizace přímo, Microsoft do něj nijak nezasahuje. Zaměstnavatel může vidět obsah souborů a komunikace, protože k nim přístup dal on. Doplňuje to jasné rozdělení odpovědnosti:

Pokud vám vaše organizace poskytuje přístup k produktům Microsoft, podléhá vaše používání těchto produktů zásadám vaší organizace. Pokud máte dotazy týkající se ochrany osobních údajů nebo chcete uplatnit svá práva na ochranu dat, obraťte se prosím na správce vaší organizace. Společnost Microsoft neodpovídá za postupy ochrany osobních údajů ani zabezpečení používané našimi zákazníky, včetně vaší práce nebo školy, které se mohou lišit od tohoto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů.

Jinými slovy, dokument, který právě čtete, na pracovním účtu neplatí v plném rozsahu. Platí smlouva mezi zaměstnavatelem a Microsoftem, a tu jako zaměstnanec nikdo nevidí.

Co si nechávají a jak dlouho

U dokumentů samotných je pravidlo jednoduché a nemá pevnou lhůtu:

Když například uložíte dokument na OneDrive, data uchováváme, dokud je aktivně neodstraníte.

Soubor tedy zůstává uložený, dokud ho někdo sám nesmaže, ne podle nějakého automatického harmonogramu. To platí pro úložiště. Pro data spojená přímo s používáním Copilotu, tedy historii výzev a konverzací, existuje samostatná správa přes takzvaný Řídicí panel soukromí Microsoftu, kde je lze zobrazit i smazat ručně.

Jak je to závažné

Běžný uživatel s osobním předplatným, který nechá Copilota přepsat odstavec nebo shrnout poznámky, riskuje málo. Dokument popisuje Copilot jako nástroj, který obsah souboru nečte bez pokynu, a hlavní riziko spočívá v tom, že Microsoft si vstup i výstup ukládá i mimo běžnou konverzaci kvůli monitorování zneužití a že na některých trzích tahle data mohou posloužit k tréninku modelů, pokud se uživatel neodhlásí. Pro běžný pracovní text to zůstává nízké riziko; závažným se stává až obsah, který do pole s pokynem nikdy neměl přijít.

Živnostník, který přes osobní předplatné Microsoft 365 zpracovává klientská data (smlouvy, faktury, jména klientů), riskuje víc. Ta „vylepšená ochrana a přizpůsobení dat”, kterou dokument slibuje, patří jen podnikovým zákazníkům; osobní předplatné se řídí obecnou kapitolou o produktivitě. Klientská data tak spadají do stejného režimu jako běžný osobní dokument, včetně případného tréninku modelů. Živnostník je přitom sám správcem osobních údajů svých klientů, takže tuhle odpovědnost nemůže na Microsoft přenést.

Zaměstnanec, který na pracovním účtu vloží do Copilotu firemní dokument, čelí jinému riziku: obsah i komunikaci může vidět správce jeho organizace, protože ten k datům přístup poskytl. Hlavní nejistota tu je, jestli má konkrétní účet zapnutou tu vylepšenou ochranu, kterou dokument zmiňuje jen obecně, aniž určuje, kdy se aktivuje.

Co lze vypnout

Konverzační historie a přizpůsobení jsou samostatné volby, které dokument otevřeně popisuje jako volitelné. Zajímavější, a přísnější, je otázka tréninku modelů:

Vaše údaje o konverzaci použijeme také k monitorování výkonu, řešení potíží a řešení chyb a problémů, k prevenci zneužití a k poskytování a vylepšování Microsoft Copilotu. Na některých trzích můžou tato data pomoct vytrénovat naše modely AI v Microsoft Copilotu, pokud se neodhlásíte.

Tahle věta patří do obecné kapitoly o Microsoft Copilotu, nikoli do kapitoly výslovně o Microsoft 365 Copilotu, a je potřeba to takhle přesně odlišit: dokument sám tento konkrétní trénink na konverzačních datech nepřipisuje jmenovitě k souborům otevřeným ve Wordu nebo Excelu. Přesto ukazuje princip, podle kterého Microsoft Copilot obecně funguje: vypnutí tréninku je věc, kterou musí uživatel udělat sám a aktivně, protože bez zásahu je „na některých trzích” zapnutý. Dokument neupřesňuje, jestli mezi ty trhy patří i Česko.

Co vypnout nejde

Takzvané základní služby se podle dokumentace vypnout nedají bez ohledu na nastavení:

Základní služby . Určitá sada služeb je nezbytná pro fungování služeb Microsoft 365 a Office a nelze je zakázat. Nezbytná je například licenční služba potvrzující, že máte řádnou licenci, která vás opravňuje Microsoft 365 používat. Bez ohledu na jakákoli vámi nakonfigurovaná další nastavení jsou shromažďována potřebná data služby a jsou odesílána do společnosti Microsoft.

To není specifikum Copilotu, platí to pro celý Microsoft 365, ale dokládá to jeden princip platný i pro Copilot: ověření licence a základní telemetrie fungují bez ohledu na to, jak je nastavené soukromí. Pro samotný Copilot dokument navíc nikde neuvádí způsob, jak jednorázově a natrvalo vyloučit vlastní obsah z monitorování zneužití popsaného ve smlouvě o AI službách, protože to je bezpečnostní opatření, ne volitelná funkce.

Jak požádat o výmaz

Konverzační historii Copilotu a data o procházení, hledání či poloze spojené s účtem smaže uživatel osobního účtu sám, bez žádosti kamkoli, přes Řídicí panel soukromí Microsoftu: ten samý, který dokument zmiňuje u historie výzev v předchozí kapitole. Soubory uložené na OneDrivu se mažou přímo v OneDrivu po přihlášení k účtu.

Pro osobní údaje, které tyhle nástroje nepokrývají (třeba záznamy uchovávané kvůli monitorování zneužití podle smlouvy o AI službách), odkazuje dokument na stránku Podpora a žádosti týkající se ochrany osobních údajů, odkud lze přímo kontaktovat tým Microsoftu pro ochranu osobních údajů nebo pověřence pro ochranu osobních údajů. Žádost jde poslat i poštou přímo pověřenci pro ochranu dat, na adresu Microsoft Ireland Operations Limited, Attn: Ředitel ochrany dat, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irsko.

Do žádosti patří e-mail nebo jiný identifikátor účtu Microsoft, kterého se týká, a přesný popis dat nebo kategorie, o jejichž výmaz uživatel žádá. Obecná formulace žádost zpomalí, protože Microsoft musí nejdřív dohledat, ke kterému účtu a jaké kategorii dat se vztahuje.

Na pracovní nebo školní účet tenhle postup neplatí. Za ochranu osobních údajů tam podle dokumentu odpovídá organizace, žádost proto patří jejímu správci.

Podle čl. 12 odst. 3 obecného nařízení o ochraně osobních údajů musí Microsoft na žádost reagovat do jednoho měsíce od podání; u složitějších žádostí lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce.

Výmaz se netýká toho, co z odeslaného obsahu už posloužilo k natrénování modelu, pokud k tomu na daném trhu došlo dřív, než uživatel trénink vypnul nebo o výmaz požádal. Z hotového modelu se zpětně nedá odstranit, co se z konkrétního vstupu už naučil. Smazáním účtu nebo historie zmizí uložené záznamy; vliv na už natrénovaný model tím zpětně nezmizí.

Jak se chránit, i když nic nevypnete

Základní služby fungují bez ohledu na nastavení a monitorování zneužití u AI funkcí podle smlouvy taky nejde ručně vypnout. Ochrana proto nezačíná v nastavení, ale u toho, co se do Copilotu vůbec zadá.

Do pokynu, který Copilotu zadáte, ani do souboru, který mu necháte zpracovat na pracovním nebo školním účtu, nepatří citlivé osobní údaje třetích stran, čísla smluv nebo interní materiály, které zaměstnavatel nesmí sdílet dál: dokument sám přiznává, že vstup i výstup Microsoft ukládá i mimo běžnou konverzaci, kvůli monitorování zneužití. Kde je to možné, nahraďte původní obsah výřezem jen té části, kterou Copilot skutečně potřebuje, nebo ho anonymizujte: jména osob zaměňte za zástupná, čísla a adresy smažte, u delších materiálů použijte vlastní shrnutí místo celého originálu.

Pokud práce vyžaduje zpracování dat, která nesmí vidět nikdo mimo úzký okruh lidí, ověřte u správce organizace, jestli je pro daný účet aktivovaná ta „vylepšená ochrana”, kterou dokument podnikovým zákazníkům slibuje, případně zvažte zpracování úplně mimo Copilot, třeba nástrojem, který data nikam neodesílá.

Když už se citlivý obsah do Copilotu dostane omylem, smazání souboru samotného nestačí: historii konverzace je potřeba odstranit ručně přes Řídicí panel soukromí Microsoftu a nahlásit to správci organizace, protože ten má k datům přístup taky.

Co garantuje evropské právo

Prohlášení vyjmenovává standardní sadu práv nezávisle na tom, kde uživatel bydlí: přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, přenositelnost a možnost vznést námitku nebo omezit zpracování, včetně případů, kdy Microsoft zpracovává data na základě oprávněného zájmu. Háček je stejný jako jinde v sérii: na pracovním účtu dokument sám odkazuje na správce organizace, ne na Microsoft. Práva podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů tím nezanikají, ale uplatňují se proti zaměstnavateli, který jako správce údajů rozhoduje, jak s daty naloží uvnitř firemního prostředí.

Jak si to ohlídat

• Pracujete-li s citlivými dokumenty na pracovním účtu, počítejte s tím, že k nim může mít přístup i správce vaší organizace, nejen Microsoft.
• Osobní a pracovní použití Copilotu nemíchejte. Podle dokumentu se řídí různými kapitolami téhož prohlášení, s jinou úrovní ochrany dat.
• Otázky ochrany soukromí na pracovním nebo školním účtu směřujte na správce organizace, dokument to výslovně říká.

Verdikt

Copilot v Microsoft 365 nesahá na soubory sám od sebe, to dokument tvrdí jasně a opakovaně. Skutečná otázka ale nezní, jestli Copilot čte dokument bez vyzvání. Zní, kdo všechno má na ten dokument přístup, jakmile ho někdo jednou otevře na pracovním účtu. Tam přestává platit prohlášení popsané výše a začíná smlouva mezi zaměstnavatelem a Microsoftem, kterou jako zaměstnanec nikdo nevidí.