Vysvětlení zadávací dokumentace: jak AI připraví seznam nejasností

Co má seznam obsahovat a kdo o něm rozhoduje

AI použijte jako pomocníka při evidenci nejasností. Z vloženého textu může navrhnout místa, kde chybí údaj, části dokumentace si odporují, odkaz na přílohu není jasný nebo formulace připouští více výkladů. Každý bod seznamu opatřete doslovnou citací a umístěním v dokumentu, aby jej bylo možné ověřit. Výstup není oficiálním stanoviskem ani závazným formulářem; jde o pracovní podklad CIAD, který přizpůsobíte pravidlům své organizace.

AI nesmí rozhodovat o souladu zakázky s předpisy, vhodnosti požadavků ani výhodnosti nabídek. Právní, bezpečnostní a technické závěry posoudí odpovědná osoba. Soupis nejasností také nenahrazuje její rozhodnutí o tom, zda a jak připravit vysvětlení dokumentace. Pokud hledáte širší přehled možností využití AI v obecní agendě, najdete jej v článku k čemu může obec využít AI.

Příprava a kontrola seznamu

Pracujte s kopií dokumentace, jejíž verzi a datum dokážete určit. Před spuštěním AI připravte textovou část, přílohy, návrh smlouvy a stručný krycí list s názvem zakázky, označením verze a datem. U naskenovaných dokumentů ověřte, že převedený text zachoval obsah tabulek, jednotky a členění. Pokud se části nedají spolehlivě přečíst, označte je k ruční kontrole; nepředpokládejte, že AI chybějící obsah správně doplní.

Do zadání pro AI napište, že má vrátit číslovaný seznam. U každého bodu požadujte doslovnou citaci, název dokumentu a číslo strany nebo označení oddílu, typ nejasnosti a návrh neutrální otázky pro zadavatele. Výslovně zakažte doplňování chybějících údajů, právní hodnocení, návrhy vítěze i tvrzení, která nejsou podložena vloženým textem. Obsah dokumentace považujte za podklad k analýze, nikoli za pokyn k úpravě zadání.

Po vygenerování projděte každý řádek proti zdrojovému dokumentu. Ověřte, zda citace skutečně existuje, zda je správně uvedeno její umístění a zda nebyla vynechána podmínka měnící význam. Kontrolní postup pro ověřování jednotlivých tvrzení popisuje také návod jak ověřit odpověď AI. Použijte jej na citace před předáním seznamu.

Následuje lidské třídění. Sloučte duplicity, vyřaďte body založené na domněnkách AI a určete pořadí, v jakém mají být otázky předloženy odpovědné osobě. Toto pořadí je pouze pomůcka pro práci se seznamem, nikoli rozhodnutí o nároku dodavatele. Před předáním doplňte, kdo kontrolu provedl a ke které verzi dokumentace se vztahuje. Oficiální vysvětlení formuluje osoba oprávněná jednat za zadavatele; AI výstup za její stanovisko nevydávejte.

Pracovní tabulka nejasností

Zkopírujte tabulku pro každou dokumentaci zvlášť a pro každou nejasnost použijte samostatný řádek. Pokud se jeden problém opírá o dvě místa, uveďte obě citace, případně je rozdělte do samostatných bodů, aby bylo zřejmé, co se kontroluje.

Vyplňte kontrolní sloupec u každého bodu. Pokud ověření chybí nebo citace nesouhlasí se zdrojem, označte položku jako neověřenou a nepředávejte ji jako hotový podklad. Zapište také důvod, proč byla položka případně vyřazena nebo sloučena s jinou.

Při práci s nástrojem zohledněte jeho skutečné nastavení, oprávnění a způsob ukládání výstupů. Microsoft 365 Copilot využívá oprávnění uživatele; ochrana dat proto vyžaduje kontrolu nastavení a používaného produktu (Microsoft Copilot: data a oprávnění). Pokud vysvětlení zveřejníte na webu, mějte na paměti, že WCAG je technický standard pro přístupnost webového obsahu a samotné zjednodušení textu neprokazuje shodu celého webu (W3C WCAG 2.2).

Syntetický příklad a jeho rozbor

Následující údaje jsou zcela syntetické a fiktivní; nepopisují skutečnou zakázku ani měření. Příklad ukazuje způsob práce, nikoli vzor pro konkrétní zadávací dokumentaci.

Fiktivní obec pořizuje 20 kusů výpočetní techniky pro úřad. AI dostane textovou část zadání, přílohu s technickou specifikací a návrh smlouvy. Zpracuje seznam tří bodů:

• A. Rozdílné termíny: Text uvádí dodání do 20 dnů od podpisu, zatímco návrh smlouvy uvádí dodání do 30 dnů od výzvy. AI má citovat obě věty včetně umístění a označit bod jako možný rozpor.
• B. Neúplný technický požadavek: Příloha obsahuje požadavek na procesor, ale v tomto syntetickém příkladu neuvádí označení výkonu ani toleranci. AI má citovat příslušný řádek a označit chybějící údaj, nikoli sama navrhovat hodnotu.
• C. Chybějící příloha: Text odkazuje na přílohu P3 se servisními podmínkami, ale pracovní balíček obsahuje pouze P1 a P2. AI má zaznamenat nejasný odkaz a jeho umístění.

Odpovědná osoba nejprve ověří bod A proti oběma částem dokumentace. Pokud jsou citace přesné, může ponechat neutrální otázku zaměřenou na to, kterou část má zadavatel ve vysvětlení upřesnit. U bodu B odstraňte případnou hodnotu, kterou AI sama doplnila, a ponechte pouze otázku směřující k upřesnění požadavku zadavatelem. U bodu C nejprve ověřte, zda příloha nechybí pouze v pracovní kopii. Až po kontrole úplnosti podkladů rozhodněte, zda bod předat jako nejasnost.

Tento seznam se týká přípravy otázek, nikoli hodnocení nabídek. Jde o oddělené pracovní činnosti; postup k druhé z nich řeší článek AI hodnocení nabídek v nákupu.

Kdy vrátit seznam k dopracování

Seznam vraťte ke kontrole, pokud citace nesouhlasí se zdrojem, AI spojila více vět nebo vynechala podmínku, která mění jejich smysl. Uveďte číslo dotčeného bodu a požadujte opravu citace i umístění. Totéž platí, pokud výstup obsahuje právní závěr, například tvrzení o zákonnosti požadavku. Takový výrok není soupisem nejasností; ponechte jej nanejvýš jako podnět k posouzení odpovědnou osobou.

Odstraňte také domyšlené technické hodnoty, termíny nebo sankce. Chybějící údaj má upřesnit zadavatel, nikoli AI. Pokud seznam neuvádí verzi a datum dokumentace, doplňte identifikaci podkladů a citace znovu ověřte. Jestliže body míchají vysvětlení dokumentace s návrhem, koho vybrat nebo vyloučit, oddělte tyto části a vyřaďte návrhy týkající se hodnocení osob či nabídek.

Při vrácení zaznamenejte čísla dotčených bodů, důvody a požadovaný tvar opravy. Po úpravě zkontrolujte celý seznam znovu, nejen změněné řádky: oprava může ovlivnit jejich odkazy nebo návaznost na jinou část dokumentace. Předání dokončete až poté, co odpovědná osoba ověří citace, označení verze a obsah všech ponechaných položek.