AI při inventuře: jak ověřit vysvětlení rozdílu skladu

Co protokol rozporu skladu zachycuje

Protokol popisuje neshodu mezi evidovaným stavem a fyzickým počtem u konkrétní skladové položky v konkrétní inventuře. Zaznamenejte datum, místo uložení, šarži, evidované množství, napočítané množství, rozdíl a navržené vysvětlení včetně odkazů na doklady. Protokol sám o sobě není pokynem k automatickému zaúčtování manka, přebytku ani opravy karty zásob. O dalším postupu rozhoduje odpovědná osoba po projednání v komisi. Jde o pracovní návrh CIAD, nikoli závazný formulář; upravte jej podle vnitřních pravidel skladu.

Pro posouzení širší připravenosti vstupů můžete využít návod připravenost dat pro AI. Zde se však zaměřte na jednu položku a jeden rozdíl. W3C PROV popisuje provenienci jako informace o entitách, aktivitách a osobách spojených se vznikem dat. V protokolu proto zachovejte vazbu mezi tvrzením, dokladem a osobou, která ověření provedla.

Postup ověření vysvětlení rozdílu

1. Zapište tři výchozí hodnoty: stav v systému k okamžiku uzávěrky, fyzický počet z prvního počítání a kontrolní počet. U každé hodnoty uveďte jednotku; rozdíl označte znaménkem a popište jako manko nebo přebytek.
2. Vyžádejte si od AI seznam podkladů, z nichž vysvětlení odvodila. Mohou mezi nimi být čísla příjemek, výdejek, převodek, vratek, záznamů o poškození a čas uzávěrky pohybů. Pokud AI doklady neuvede, zaznamenejte tuto skutečnost.
3. Ověřte v systému existenci každého dokladu a jeho vazbu na položku, množství a datum. Pokud příloha chybí nebo doklad nelze dohledat, uveďte chybějící důkaz; nepovažujte samotné tvrzení AI za jeho náhradu.
4. Množství přepočítejte samostatně, aniž byste přebírali výsledek AI. Návod proč AI špatně počítá shrnuje rizika početních chyb. Pro vlastní kontrolu použijte kalkulačku nebo tabulku a zapište výpočet, datum i jméno kontrolující osoby.
5. Prověřte možné záměny: jinou šarži, jinou měrnou jednotku, kusy zaměněné za balení, výdej zaevidovaný na sousední skladové místo nebo duplicitní příjem. U převodu mezi kusy a baleními uveďte použitý převodní poměr a podklad, o který se opírá.
6. Při kontrole se řiďte postupem ověření odpovědi AI: porovnejte jednotlivá tvrzení s doklady, datum s uzávěrkou a osobu s podpisem. Zapište i to, které části vysvětlení se potvrdit nepodařilo.
7. Automaticky nespouštějte citlivé akce. OWASP u AI agentů doporučuje kontrolu oprávnění a schvalování citlivých akcí. Návrh storna, opravy stavu nebo škody proto předložte vedoucímu či jiné odpovědné osobě ke schválení.
8. Sepište protokol rozporu a zaznamenejte jeden z těchto závěrů: vysvětlení potvrzeno, vysvětlení částečné, nebo vráceno k došetření. Závěr se vztahuje k ověření vysvětlení; sám o sobě nepředstavuje účetní rozhodnutí.

Záznam rozporu k vyplnění

Vyplňte jeden záznam pro každou položku s rozdílem. Výstup AI vložte pouze do pole „Návrh vysvětlení AI“ a při ověřování s ním zacházejte jako s neověřeným podkladem.

U každého uvedeného důkazu zaznamenejte, zda byl doklad nalezen, zda souhlasí množství a zda datum spadá do inventurního období. Pokud některá z těchto kontrol chybí, popište ji v protokolu a vysvětlení zatím neuzavírejte jako potvrzené.

Modelový syntetický příklad a jeho rozbor

Následující údaje jsou zcela syntetické a slouží pouze k nácviku. Položkou je šroub M8x40 v balení po 100 kusech, uložený ve skladu H2, regál C4. Evidovaný stav k uzávěrce činí 1 250 kusů. První počítání i kontrolní počítání vykázaly 1 150 kusů. Rozdíl je manko 100 kusů.

Návrh vysvětlení AI uvádí, že 100 kusů bylo fyzicky vydáno na dílnu, ale do systému zapsáno až po uzávěrce, a odkazuje na doklad VY2026/184. V modelovém rozboru komise dohledala doklad na 100 kusů stejné položky. Datum výdeje spadá před uzávěrku, datum zápisu do systému po uzávěrce a podpis vydávajícího souhlasí. Nezávislý přepočet je 1 250 minus 100, tedy 1 150; výsledek odpovídá fyzickému počtu. V tomto syntetickém scénáři se do protokolu zapíše, že vysvětlení časového nesouladu bylo potvrzeno. Ani tento závěr není pokynem k okamžitému zaúčtování; o nápravě postupu zápisu rozhodne vedoucí skladu.

Druhá větev téhož syntetického příkladu nastane, pokud doklad VY2026/184 patří jiné šarži nebo je množství uvedeno v baleních místo kusů. V takovém případě může jít o záměnu položky či jednotky a vysvětlení zatím není potvrzené. Do protokolu zapište konkrétní nesoulad a podklad, který je potřeba doplnit.

Kdy vysvětlení vrátit k došetření

Případ vraťte k došetření, pokud AI neuvádí konkrétní doklady a nabízí pouze obecný důvod, například chybu nebo ztrátu. Stejně postupujte, pokud dohledaný doklad nesouhlasí v položce, šarži, skladovém místě, množství nebo období. Důvodem k dalšímu ověření je také přepočet jednotek bez doloženého převodního poměru kusů a balení, nepotvrzený fyzický počet nebo chybějící podpisy.

K došetření vraťte také vysvětlení, které předpokládá storno, opravu stavu nebo uznání škody bez schválení odpovědnou osobou. Pokud si vstupní doklady odporují a není jasné, který pohyb je platný, popište rozpor místo výběru jedné verze bez podkladu.

V protokolu uveďte chybějící důkaz, jméno řešitele a termín interního došetření podle vašich pravidel. Po doplnění podkladů lze vysvětlení znovu posoudit a zaznamenat nový závěr. Případný další postup ponechte odpovědné osobě.