Objednávka a dodací list: jak kontrolovat porovnání od AI

Rozsah kontroly objednávky proti dodacímu listu

Tento postup se zaměřuje na shodu mezi objednávkou a dodacím listem před fyzickým převzetím zboží nebo potvrzením služby. Neřeší hodnocení ceny ani výběr dodavatele; těmto otázkám se věnuje přehled o hodnocení nabídek v nákupu.

Při kontrole vycházejte z originálních dokladů, nikoli pouze ze shrnutí AI. Výstup modelu berte jako návrh k ověření. U každé položky porovnejte kód a název, objednané a dodávané množství, měrnou jednotku a variantu. Šarži zohledněte, pokud je uvedena. Zaznamenejte také případnou výjimku a její stav.

U podkladů zaznamenejte jejich původ: kdo je dodal, kdy vznikly a jaké entity a činnosti souvisejí s jejich vznikem. W3C PROV popisuje provenienci jako informace o entitách, aktivitách a lidech spojených se vznikem dat. Pokud se výstup AI používá v souvislosti s citlivou akcí, například potvrzením převzetí v systému, zvažte kontrolu oprávnění a schválení. OWASP tato opatření doporučuje pro AI agenty. Odpovědná osoba tak může posoudit, zda se porovnávají správné verze dokladů.

Pracovní postup CIAD pro ověření výstupu

1. Shromážděte podklady. Připravte objednávku včetně příloh a dodací list včetně případných dopravních doložek. Zapište čísla dokladů a jejich data. Pokud je k dispozici více verzí, zaznamenejte, kterou jste použili.
2. Získejte výstup AI. Požádejte o přiřazení tvrzení ke konkrétním stránkám nebo řádkům podkladů. Pokud výstup zdroje neuvádí, doplňte je před dalším posuzováním ručně; bez opory v dokladech nelze tvrzení snadno ověřit.
3. Zkontrolujte úplnost. Porovnejte řádky objednávky, dodacího listu a výstupu AI. Zapište, co chybí nebo přebývá. Zvláštní pozornost věnujte položkám, které model do výstupu doplnil, přestože je na dodacím listu nenacházíte.
4. Ověřte čísla a jednotky. Množství a převody jednotek zkontrolujte podle dokladů. Výpočet proveďte samostatně; obtížím s početními údaji se věnuje také text o tom, proč AI špatně počítá.
5. Zapište výjimky. Každou neshodu popište vlastními slovy a přiřaďte jí stav k dořešení. Nezaměňujte tvrzení AI za výsledek vlastní kontroly.
6. Prověřte sporné položky. Pokud to povaha dodávky umožňuje, zkontrolujte fyzicky označení varianty a množství u položek, u nichž doklady neposkytují dostatečnou oporu.
7. Předejte rozhodnutí odpovědné osobě. Uveďte, zda navrhujete plné převzetí, částečné převzetí nebo nepřevzetí. Odpovědná osoba posoudí zjištěné neshody a provede případné schválení.

Pro obecnou kontrolu odpovědí AI lze využít také postup jak ověřit odpověď AI; zde jej uplatňujte na porovnání dokladů před převzetím.

Matice položek, množství a výjimek

Následující matice je pracovní návrh CIAD, nikoli povinný úřední formulář. Upravte ji podle potřeb svého skladu nebo provozu. Pro každé porovnání založte samostatný záznam, aby bylo zřejmé, které doklady a výstup AI se posuzovaly.

Do hlavičky záznamu uveďte číslo objednávky, číslo dodacího listu, datum porovnání, jméno kontrolora, verze podkladů a použitý nástroj AI včetně jeho nastavení.

Do sloupce Výstup AI přepište přesné tvrzení modelu, nikoli jeho vlastní interpretaci. Sloupec Výjimka vyplňte podle kontroly originálních dokladů. Do sloupce Stav řešení zapište další postup, který posoudí odpovědná osoba.

U částečného plnění zaznamenejte, zda se chybějící množství má dodat dodatečně, dobropisovat, nebo stornovat. U náhradní varianty uveďte, zda s náhradou odpovědná osoba souhlasí. Záznam uchovejte spolu s oběma doklady.

Syntetický příklad s rozborem

Následující čísla i situace jsou výslovně syntetické a byly vytvořeny pro účely návodu. Nejde o skutečnou zakázku ani o doložené měření.

Vstup: Objednávka č. OBJ 2026/114 uvádí 10 kusů kabelu o délce 5 m v černé variantě a 200 kusů matic M8. Dodací list č. DL 889 uvádí 10 kusů kabelu bez barvy a 180 kusů matic. AI vrátí závěr, že dodávka je kompletní a barva odpovídá.

Rozbor: Výstup AI obsahuje dvě tvrzení, která je třeba prověřit. U kabelu dodací list barvu neuvádí, takže údaj o černé variantě nelze považovat za potvrzený tímto dokladem. U matic je v objednávce 200 kusů, zatímco dodací list uvádí 180 kusů: rozdíl činí 20 kusů. V matici proto kabel označte jako neověřenou variantu a matice jako množstevní neshodu.

Zápis do matice: U kabelu uveďte stav „Ověřit fyzicky“. U matic zapište rozdíl a navrhněte částečné řešení k posouzení. Odpovědná osoba rozhodne o dalším postupu včetně případného částečného převzetí a reklamace. Příklad ukazuje, proč je užitečné spojit tvrzení AI s konkrétním řádkem dokladu a samostatně prověřit jeho obsah.

Kdy porovnání vrátit k dořešení

Porovnání vraťte k posouzení, pokud nelze jeho výsledek opřít o použité doklady nebo pokud zůstává nevyřešená neshoda. Rozhodnutí o převzetí ponechte odpovědné osobě.

• Nesouhlasí počet řádků nebo chybí opora v dokladu. Zapište, který řádek nelze ověřit a z jakého podkladu výstup vychází. Prověřte také, zda byly použity správné verze dokumentů.
• Liší se množství, jednotka nebo varianta. Uveďte konkrétní rozdíl, například mezi kusy a balením nebo v barvě, rozměru či typu. Pokud doklady rozdíl neobjasňují, vyžádejte další ověření.
• Doklad je nečitelný nebo neúplný. Zaznamenejte nečitelné části, ruční přípisy či chybějící číslo dokladu. Požádejte o čitelný nebo opravený podklad, případně proveďte fyzickou kontrolu.
• Dodávka obsahuje náhradní plnění, dílčí závoz nebo výhradu dopravce. Popište tuto okolnost a předejte ji k posouzení pracovníkovi nákupu nebo skladu.
• Není jasné oprávnění ke schválení. Před potvrzením citlivé akce ověřte, zda ji má provést oprávněná osoba a zda je potřebné schválení zaznamenáno.

Záznam uzavřete poté, co odpovědná osoba posoudí zjištěné neshody a určí další postup. Výstup AI nepoužívejte jako automatické rozhodnutí o člověku, vině ani právním nároku.