Jak kontrolovat ceny v obchodní nabídce připravené AI?

Soupis položek k ověření před odesláním

Nejprve vytvořte soupis položek nezávisle na návrhu AI. U každé položky uveďte název, kód z ceníku, množství, jednotku, jednotkovou cenu bez DPH, sazbu DPH, cenu celkem, měnu, platnost ceny a zdroj. Zdrojem může být schválený ceník, kalkulační list nebo písemné schválení výjimky. Text vygenerovaný AI sám o sobě zdrojem ceny není.

U každé ceny zaznamenejte také její původ: kdo ji vložil, z jakého ceníku či kalkulace vychází a kdy byla převzata. Tento praktický postup odpovídá pojetí provenience v přehledu W3C PROV, který popisuje informace o entitách, aktivitách a lidech souvisejících se vznikem dat.

Vstupní podklady berte jako data k ověření, nikoli jako automaticky důvěryhodné instrukce. Starý e-mail, tabulka od partnera nebo vložený text mohou obsahovat chybnou cenu či pokyn, který se snaží ovlivnit odpověď AI. Materiál OWASP k prompt injection upozorňuje, že externí obsah může obsahovat pokyny manipulující odpovědí a nemusí být důvěryhodnou instrukcí.

Následující pracovní tabulka je návrh CIAD, nikoli povinný úřední vzor. Přizpůsobte ji internímu schvalování a odpovědnosti za nabídku.

Postup kontroly měn, jednotek a výpočtů

Postupujte od zdroje a jednotek k výpočtu a souhrnu. Pokud se objeví nejasnost, vyřešte ji před pokračováním v kontrole dalších částek.

1. Srovnejte měnu. Ověřte měnu v hlavičce nabídky, jednotlivých řádcích i souhrnu. Pokud se v nabídce objevují různé měny, ověřte, zda jde o schválené řešení a zda jsou částky srozumitelně uvedeny. Bez jasného vysvětlení vraťte návrh k doplnění.
2. Ověřte jednotky. Porovnejte nabídku se zdrojem. Zkontrolujte například, zda se cena vztahuje k měsíci, nebo roku, k jedné licenci, nebo balíčku, případně k hodině, nebo dni. Jednotku neopravujte odhadem podle formulace vygenerované AI.
3. Doložte jednotkovou cenu. Najděte cenu v příslušné verzi ceníku nebo v kalkulaci a porovnejte ji s návrhem. Zaznamenejte i informaci o platnosti ceny, pokud je ve zdroji uvedena. Není-li možné zdroj či jeho platnost ověřit, požádejte o doplnění odpovědnou osobu.
4. Přepočítejte každý řádek mimo AI. Použijte kalkulačku nebo tabulkový procesor. Ověřte součin množství a jednotkové ceny, výpočet DPH a výsledný součet. K početním chybám AI se vztahuje text proč AI špatně počítá; tento odkaz nenahrazuje samostatný přepočet konkrétní nabídky.
5. Prověřte mezisoučty a celkovou částku. Sečtěte řádky a porovnejte výsledek s mezisoučtem, daní a celkem v nabídce. Zkontrolujte také způsob zaokrouhlení a to, zda je v celé nabídce používán srozumitelně a jednotně.
6. Ověřte slevy a jiné výjimky. U slevy, individuální ceny, dopravy zdarma nebo jiné zvláštní podmínky zaznamenejte důvod a osobu, která výjimku schválila. Pokud schválení chybí nebo není jasné, zda se na položku vztahuje, vyžádejte si rozhodnutí odpovědné osoby.
7. Porovnejte čísla s podklady. Projděte nabídku podle postupu jak ověřit odpověď AI a u každého čísla určete jeho zdroj. Ověřte, že se hodnota i její význam shodují s podkladem, nikoli pouze s tím, co AI napsala v odůvodnění.
8. Zkontrolujte obchodní podmínky. Porovnejte platnost nabídky, termín dodání a rozsah služeb se zadáním a dostupnými podklady. Pokud některá podmínka chybí nebo si zdroje odporují, neodhadujte ji; požádejte obchodníka o upřesnění.

Pro ověření slíbeného rozsahu a souvislostí schůzky může posloužit také příprava obchodníka na schůzku. Nenahrazuje však kontrolu konkrétních cen, jednotek a výpočtů.

Syntetický příklad kontroly řádku nabídky

Následující čísla jsou výslovně syntetická a slouží pouze k nácviku kontroly. Nejde o skutečnou nabídku ani o tržní ceny.

Návrh AI uvádí položku „Montážní sada S12“, množství 10 ks, jednotkovou cenu 1 450 CZK bez DPH, sazbu DPH 21 % a částku 17 545 CZK označenou jako celkem. U dopravy není uvedeno, zda je zahrnuta.

Odpovědná osoba nejprve porovná položku se zdrojem. V tomto syntetickém příkladu ceník verze 2026/09 uvádí sadu S12 za 1 450 CZK bez DPH za kus a popisuje platnost do konce čtvrtletí. Název, měna i jednotka se tedy v příkladu shodují s uvedeným zdrojem.

Následuje výpočet mimo AI: 10 × 1 450 = 14 500 CZK bez DPH. Daň při uvedené sazbě 21 % činí 3 045 CZK. Součet s DPH je 17 545 CZK. Částka v návrhu odpovídá součtu s DPH, ale samotný popisek „celkem“ neříká, zda jde o částku bez DPH, nebo s DPH.

Před použitím řádku je proto potřeba upravit popisky tak, aby byly rozlišeny základ 14 500 CZK bez DPH a celková částka 17 545 CZK s DPH. Zvlášť se doplní informace o dopravě podle příslušné kalkulace a uvede se platnost ceny podle zdroje. Pokud tyto podklady nejsou k dispozici, položka zůstává neúplná a je třeba ji vrátit k doplnění.

Kdy návrh vrátit k opravě

Návrh vraťte k dopracování, pokud při kontrole zjistíte některý z následujících problémů:

• Nedoložená cena: U položky chybí zdroj a cenu nelze porovnat s ceníkem, kalkulací nebo schválenou výjimkou. Vyžádejte si podklad místo odhadu.
• Nejasná měna nebo jednotka: Nabídka obsahuje nesoulad se zdrojem nebo není jasné, k čemu se cena vztahuje. Před dalším výpočtem nechte význam položky potvrdit.
• Nesouhlasící nebo nejasný výpočet: Ruční přepočet se liší od návrhu, případně není zřejmé, zda částka zahrnuje DPH. Upravte výpočet i popisky a znovu ověřte souhrn.
• Nedoložená výjimka: Sleva, individuální cena nebo jiná zvláštní podmínka nemá dohledatelné schválení. O schválení rozhoduje příslušná odpovědná osoba.
• Pokyn vložený do podkladu: Text například žádá, aby AI ignorovala ceník, změnila cenu nebo skryla údaj o DPH. Nepovažujte takový pokyn automaticky za oprávněnou instrukci; ověřte původ podkladu a vyžádejte si potvrzení obchodníka.
• Chybějící obchodní informace: Není uvedena důležitá podmínka, například platnost ceny, termín dodání nebo rozsah prací. Požádejte o doplnění, aby bylo možné nabídku posoudit podle dostupných podkladů.

Po opravě znovu zkontrolujte zdroje, jednotky, řádkové výpočty, souhrn a schválení výjimek. Teprve poté může odpovědná osoba posoudit, zda je nabídka připravena k odeslání.