Předání zákazníka z obchodu do realizace: co má AI doložit

Předávací karta slíbeného rozsahu a podmínek

Veďte předání jako jeden kontrolovaný záznam, nikoli jako volnou výměnu e-mailů a ústních informací. Jeho účelem je odlišit doložený slib, pracovní hypotézu obchodu a interní poznámku. Karta níže je pracovní návrh CIAD; upravte ji podle potřeb konkrétní zakázky.

U každého tvrzení uveďte zdroj tak, aby kontrolující osoba mohla dohledat odpovídající místo v dokumentu. Stačí například číslo nabídky, její verze a číslo strany, nebo datum e-mailu a identifikace zprávy. Když zdroj chybí, označte údaj jako neověřený, případně jako otázku k doplnění. Nepředávejte jej jako potvrzený zákaznický závazek.

Rozlišujte také mezi tím, že se určitá věc v podkladu objevuje, a tím, že ji zákazník a obchod skutečně odsouhlasili. Zmínka o požadavku v zápisu sama o sobě nemusí dokládat jeho přijetí. U sporného nebo nejednoznačného textu zachovejte původní formulaci, doplňte odkaz na zdroj a vyžádejte si stanovisko odpovědné osoby.

Pracovní postup předání z obchodu do realizace

1. Obchod sestaví návrh karty z dostupných podkladů. U každého údaje připojí dohledatelný zdroj a označí, zda jde o potvrzenou informaci, otevřený bod, nebo pracovní předpoklad. Místo vzpomínky na jednání zapište datum e-mailu, číslo nabídky či odpovídající místo v zápisu.

2. AI připraví pracovní srovnání dokumentů. Zadejte jí nabídku, zápisy ze schůzek a návrh smlouvy jako podklady k porovnání. Požádejte o přehled shod, rozporů a chybějících informací. U každé položky má být uveden zdroj; pokud jej nelze určit, nechte položku označit jako nedoloženou, nikoli doplnit odhadem.

3. Obchod doplní otevřené podmínky. Prověřte zejména termín zahájení, potřebnou součinnost zákazníka, akceptační kritéria a případné placené vícepráce. U každé nevyřešené otázky uveďte, kdo ji řeší a kdy se k ní mají odpovědné osoby vrátit. Datum dalšího řešení nezaměňujte za potvrzený termín dodání.

4. Realizace posoudí proveditelnost. Zkontrolujte kapacity, technické limity, závislosti a srozumitelnost akceptačních podmínek. Zjištěné riziko zapište konkrétně: například co není ověřeno, koho se týká a jaký podklad či rozhodnutí je potřeba. Pokud je posouzení mimo vaši působnost, určete osobu, která je může provést.

5. Obě strany zkontrolují a potvrdí kartu. Uveďte jméno a datum potvrzení. Potvrzení dokládá, že osoby pracovaly se stejným záznamem; samo o sobě neznamená, že je sporný slib schválený nebo proveditelný. Nevyjasněné položky ponechte viditelně otevřené.

6. Uložte kartu jako výchozí stav zakázky. Při pozdější změně zaznamenejte, co se mění, z jakého důvodu a kdo změnu potvrdil. Navazující projektový status pro manažera pak může vycházet z předávací karty a zaznamenaných změn, nikoli pouze z původní nabídky.

Vlastnictví projektu určete samostatně od převzetí karty. Obchodník může být zdrojem informací o dohodě, aniž by tím automaticky přebíral odpovědnost za realizaci. Při rozdělení rolí využijte kontext k tématu, kdo má vlastnit AI projekt, a zapište, kdo rozhoduje o otevřených bodech a kdo zajišťuje jejich další řešení.

Modelový syntetický příklad a rozbor

Následující příklad je celý syntetický. Názvy, částky, množství i termíny jsou smyšlené a slouží pouze k ukázce práce s kartou; nejde o skutečnou zakázku ani o skutečné měření.

Obchod předává zakázku nazvanou „Montáž regálového systému“ pro zákazníka Beta. AI při porovnání nabídky verze 3 a dvou zápisů připraví pracovní návrh: rozsah 40 regálových polí do 30. dubna, cena 820 000 Kč a montáž včetně dopravy. Revize elektroinstalace zůstane označena jako otevřený bod. V e-mailu zákazníka se objevuje také požadavek na sobotní montáž bez příplatku.

Při kontrole karta rozliší doložený rozsah od požadavku, jehož přijetí podklady nepotvrzují. U revize elektroinstalace je třeba doplnit, kdo odpovídá za její provedení a jaký rozsah se předpokládá. Kontrolující osoba si zároveň všimne, že spojení „montáž včetně dopravy“ neříká, zda cena zahrnuje také odvoz obalů. Tento detail nelze bez dokladu doplnit jako součást nabídky.

Obchod kartu vrátí k doplnění odkazu na příslušný odstavec nabídky, informace o revizi a písemného stanoviska k sobotní montáži. Realizace může s obchodem vyjasnit, zda lze připravit nesporné části práce, ale neuzavřené položky musí zůstat označené jako otevřené. Předání karty samo o sobě není potvrzením sobotní práce, ceny ani termínu.

Při kontrole odpovědí AI použijte postup pro ověření odpovědi AI: porovnejte každé podstatné tvrzení s uvedeným zdrojem a oddělte doložený údaj od odhadu či interpretace. Pokud citace neodpovídá tvrzení nebo ji nelze dohledat, vraťte položku k opravě místo jejího převzetí do karty.

Kdy kartu vrátit k doplnění

Před převzetím karty zkontrolujte zejména tyto situace:

1. Slíbený rozsah nemá zdroj. Termín nebo množství je uvedeno, ale karta neodkazuje na nabídku ani na potvrzený zápis. Vyžádejte si konkrétní doklad nebo ponechte údaj jako neověřený.
2. Podklady si odporují. Cena, akceptace či sankce se liší mezi nabídkou a návrhem smlouvy a není určeno, která verze se má pro předání použít. Vraťte rozpor obchodu k vysvětlení a zaznamenejte oba zdroje.
3. Otevřená podmínka skrývá nejasný závazek. Výrazy jako „standardní součinnost“ nebo „běžná revize“ nemají v kartě dostatečně popsaný rozsah. Požádejte o upřesnění, místo abyste jejich význam domýšleli.
4. Chybí vlastník otevřeného bodu. Zapište osobu, která otázku řeší, a datum dalšího posouzení. Pokud odpovědnost není určena, karta ještě neposkytuje jasný podklad pro navazující práci.
5. AI doplnila chybějící údaj odhadem. Odhad označte a oddělte od zákaznického závazku. Zjistěte, zda jej lze doložit, nebo jej z karty jako potvrzený údaj odstraňte.
6. Karta obsahuje odborný závěr bez posouzení odpovědné osoby. Právní, bezpečnostní či technickou otázku předejte příslušnému specialistovi. Do vyjasnění ji veďte jako otevřenou a nespoléhejte na závěr vytvořený pouze AI.

Pokud je sporná jen část zakázky, zapište výhradu konkrétně. Realizace může pracovat s nespornou částí, pokud to odpovědné osoby považují za vhodné, a nevyjasněné položky vrátit obchodu s otázkou a termínem dalšího posouzení. Záznam oddělte od případného sdělení zákazníkovi: změnu ceny nebo termínu formulujte až po interním vyjasnění a příslušném potvrzení.

Provenience záznamu a nedůvěryhodné podklady

W3C PROV: původ a vazby dat popisuje provenienci prostřednictvím informací o entitách, aktivitách a lidech souvisejících se vznikem dat. V předávací kartě tento princip využijte prakticky: evidujte, z jakého souboru či zprávy údaj pochází, kdo podklad vytvořil, kdy vznikl a o jakou verzi jde. Tím usnadníte kontrolu původu tvrzení, aniž by samotný záznam nahrazoval lidské posouzení.

E-maily, zápisy a další externí podklady zpracovávejte jako obsah určený k analýze, ne jako automaticky důvěryhodné pokyny pro AI. OWASP: prompt injection upozorňuje, že externí obsah může obsahovat pokyny manipulující odpovědí a že obsah podkladu není automaticky důvěryhodnou instrukcí. Proto kontrolujte, zda AI nepřevzala pokyn obsažený v podkladu jako vlastní zadání. Sporné věty nepřevádějte do slíbeného rozsahu bez ověření zdroje a potvrzení odpovědnou osobou.