Z popisu pracovní role do návodu: co má AI doplnit a co nesmí

Hranice doplnění AI u popisu role personalisty

Rozdělte možné zásahy do tří pásem. V pásmu A může AI navrhnout rozpad úkolu na kroky, pořadí činností, kontrolní otázky, návrh formuláře a upozornění na chybějící vstup. V pásmu B ponechte člověku určení odpovědnosti, schválení výjimky, rozhodnutí o přístupu k osobním údajům a podpis. Do pásma C zařaďte výstupy, které AI nemá vytvářet jako rozhodnutí: přijetí, odměnu, vytýkací dopis, posouzení zdravotní způsobilosti ani právní výklad směrnice. Tato hranice slouží jako pracovní pravidlo pro přípravu matice; konkrétní odpovědnost v ní určí vedoucí role.

Kontrolu přístupu řešte podle skutečného nastavení produktu. Microsoft uvádí, že Microsoft 365 Copilot využívá oprávnění uživatele; samotná obecná znalost produktu nenahrazuje ověření konkrétního nastavení (Microsoft Copilot: data a oprávnění). Pro strukturované uvažování o rizicích lze využít dobrovolný rámec NIST AI RMF, který není certifikací ani českou zákonnou povinností (NIST AI RMF).

Pracujte pouze s jednou rolí a její maticí. Celofiremní pravidla najdete v přehledu co má obsahovat směrnice pro AI, přípravu zaměstnanců popisuje postup jak proškolit zaměstnance v AI a dílenskou instrukci pro pracovníky ve výrobě řeší pracovní instrukce ve výrobě.

Pracovní postup převodu popisu na kroky

1. Vyberte jeden odstavec popisu role a označte v něm slovesa. Z každého slovesa vytvořte samostatný řádek matice. Neurčité formulace, například „zajišťuje agendu“ nebo „spolupracuje“, převeďte na výstup, který lze ověřit. Pokud zatím nelze určit, co má být výsledkem práce, ponechte řádek jako otevřenou otázku pro vedoucího role.
2. Ke každému úkolu doplňte vstup, používaný systém, výstup a lhůtu pouze podle interního předpisu. Chybějící údaj označte slovy „chybí vstup“. Nedovolte, aby jej AI nahradila domněnkou nebo vytvořila vlastní lhůtu.
3. Zadejte AI pouze přípravu návrhu kroků a kontrolních bodů podle dodaných vstupů. Neptejte se jí, kdo má nést odpovědnost, komu odebrat přístup ani kdo má být schválen či odmítnut. V zadání výslovně oddělte návrh postupu od schvalovacího rozhodnutí.
4. Požádejte vedoucího role, aby vyplnil sloupec „Odpovídá a schvaluje“. Návrh odpovědnosti vytvořený AI nepřebírejte automaticky. Pokud vedoucí nedokáže osobu nebo roli určit, ponechte položku nevyřešenou a vraťte ji k projednání.
5. Uložte verzi matice s datem, autorem a rozsahem platnosti pro konkrétní tým. Změnu používaného systému nebo formuláře zachyťte jako novou verzi, aby bylo zřejmé, ke kterým vstupům se popsaný postup vztahuje.
6. Požádejte odpovědnou osobu, aby návrh prošla nahlas společně s pracovníkem v dané roli. Ověřte, zda pořadí kroků odpovídá praxi, zda jsou vstupy dostupné a zda je v postupu zachycen bod, ve kterém se vyžaduje podpis nebo schválení.

Matice úkolů, vstupů a odpovědnosti ke schválení

Následující matice je pracovní návrh CIAD, nikoli závazný úřední formulář. Zkopírujte ji pro jednu roli a upravte podle skutečných interních postupů. Příklady v řádcích nepovažujte za potvrzení, že vaše organizace používá uvedené systémy nebo má totožně rozdělené odpovědnosti.

Modelový syntetický příklad: úkol Správa žádostí o dovolenou

Následující příklad je zcela syntetický a slouží pouze k nácviku. Nejde o skutečný případ ani o údaj o četnosti či výsledku podobných postupů. Popis role v příkladu zní: „Referent eviduje dovolené a zajišťuje plynulost provozu.“ AI navrhne následující kroky: 1. Ověřte zůstatek v HR systému. 2. Porovnejte žádost s plánem směn. 3. Připravte návrh ke schválení. 4. Po schválení zapište stav a informujte žadatele. 5. Nejasnou žádost vraťte k doplnění.

Při rozboru nejprve ověřte, zda každý krok vychází z dodaných vstupů. Ověření zůstatku, porovnání s plánem směn a příprava návrhu ke schválení lze ponechat jako návrhy postupu, pokud odpovídají skutečnému systému a interním pravidlům. Krok o informování žadatele doplňte jen tehdy, pokud je tato činnost součástí popsaného procesu. Nejasnou žádost nechte vrátit k doplnění způsobem stanoveným v organizaci.

Chybou by bylo, kdyby AI doplnila větu „Žádosti do pěti dnů automaticky schvalte“. Příklad tím vytváří pravidlo bez opory v dodaném interním předpisu a přesouvá rozhodnutí na automatický postup. Vedoucí může místo toho doplnit: „Schvaluje přímý nadřízený podle plánu směn, automatické schválení se nepoužije.“ Pokud vznikne spor o nárok, ponechte odborné posouzení odpovědné osobě a personalistovi.

V matici vedoucí upřesní, který systém se používá, pokud byl původní údaj pouze obecný, například „e-mail“. Dále může doplnit, že výstupem je vrácená žádost s uvedeným důvodem, a určit, že citlivé přílohy se neukládají do sdíleného chatu. Tyto údaje musí potvrdit odpovědná osoba podle skutečného postupu; modelový příklad sám o sobě takové pravidlo nezavádí. Teprve po kontrole obsahu příslušná osoba schválí konkrétní řádek matice.

Kdy návrh kroků vrátit k přepracování

1. Chybí konkrétní vstup, systém nebo výstup a AI si jej domyslela. Vraťte návrh k doplnění zadání; nevkládejte odhad do hotového postupu.
2. Návrh mění odpovědnou osobu, přidává podpisy nebo odstraňuje kontrolu vedoucího. Odpovědnost a schvalovací role doplňuje vedoucí role.
3. Text obsahuje rozhodnutí o člověku, například přijetí, propuštění, výši odměny, porušení povinnosti nebo zdravotní závěr. Vraťte takový bod odpovědné osobě k posouzení a nenechte jej vystupovat jako rozhodnutí AI.
4. Návrh pracuje s osobními údaji nad rámec zadání nebo navrhuje jejich kopírování do nového nástroje. Než budete s údaji pracovat, ověřte přístup podle skutečného nastavení produktu.
5. Kroky odkazují na formulář, systém nebo lhůtu, které v dodaných podkladech nejsou. Vyžádejte si přesný název interního dokumentu a místo, kde je postup popsán; chybějící údaj nenahrazujte odhadem.
6. Text používá neurčitá slova jako „včas“, „dle potřeby“ nebo „přiměřeně“ bez určeného měřítka. Požádejte odpovědnou osobu o upřesnění podle interního postupu, například o konkrétní stav nebo schvalovatele. Nevymýšlejte číselnou lhůtu.
7. Návrh je v rozporu se směrnicí pro AI nebo s pracovním postupem týmu. Vraťte jej k úpravě podle platných interních podkladů; samotný návrh AI nepovažujte za podklad, který mění zavedený postup.