Jak připravit otázky k pohovoru s AI a zachovat vazbu na práci

Vymezení pracovní role před tvorbou otázek

Před tvorbou otázek připravte aktuální popis práce. Zapište název pozice, účel role, tři až pět klíčových úkolů, podmínky jejich plnění a očekávané výstupy. Pokud popis práce chybí nebo neodpovídá současné náplni role, nejprve jej doplňte. Bez něj není jasné, podle čeho posuzovat souvislost otázky s prací.

Vyznačte, které úkoly jsou pro výkon role podstatné a jaký projev jejich zvládnutí lze v rozhovoru popsat. Odborné posouzení ponechte odpovědné osobě, například náboráři ve spolupráci s vedoucím týmu. Jako pracovní pomůcku použijte mapu úkolů a otázek CIAD; jde o návrh, nikoli o povinný úřední formulář. Při přípravě zvažte také, jak AI pomáhá v náboru HR, a oddělte pomoc s formulací od posuzování uchazečů.

Postup sestavení mapy úkolů a otázek

1. Vyberte pracovní úkol. Zvolte konkrétní činnost, například příjem zboží nebo řešení reklamace. Obecné vlastnosti typu „být pečlivý“ samy o sobě úkolem nejsou.
2. Popište očekávaný výstup. Uveďte, co má být po dokončení činnosti hotové a v jaké pracovní situaci úkol vzniká.
3. Určete pozorovatelný důkaz. Zapište, jaké kroky, informace nebo výstupy mohou ukázat, jak člověk k úkolu přistupuje. Může jít například o kontrolu dokladu, popis pořadí kroků nebo předání informace kolegovi.
4. Navrhněte dvě otázky. První se může ptát na předchozí zkušenost, druhá na postup v modelové pracovní situaci. Obě otázky spojte se stejným úkolem a důkazem.
5. Doplňte neutrální podotázky. Připravte krátké upřesnění pro případ, že odpověď neuvádí konkrétní postup. Například: „Co jste udělal jako první?“ nebo „Jak jste ověřil výsledek?“
6. Zkontrolujte formulaci a relevanci. Prověřte, zda otázka odpovídá práci, zda uchazeč může situaci pochopit bez znalosti interních postupů a zda hodnoticí znaky popisují konkrétní projevy.
7. Nechte návrh schválit. Odpovědná osoba zkontroluje sadu a uloží schválenou verzi s datem a jménem schvalovatele.

AI použijte k přípravě návrhů a alternativních formulací. Odpovědi uchazeče posuzuje člověk a rozhodnutí o dalším postupu zůstává na odpovědné osobě. Při vymezování této role nástroje se zaměřte také na otázku, zda má AI rozhodovat o lidech.

Tabulka vazby mezi úkolem, důkazem a otázkou

Vyplňte samostatný řádek pro každý klíčový úkol. Nevyplněné pole označuje část přípravy, kterou je třeba doplnit. Ve sloupci pro posouzení popisujte konkrétní projevy, nikoli obecné dojmy o uchazeči.

Ke každé otázce stanovte časový rámec odpovědi a připravte povolené upřesňující dotazy. Otázky udržujte u požadavků na výkon práce. Vynechte osobní poměry, zdravotní stav, rodinu, původ, víru a další témata, která s posuzovaným úkolem nesouvisejí. Pokud si nejste jisti, zda je určitá otázka pro roli relevantní, vraťte ji k posouzení odpovědné osobě.

Syntetický příklad a rozbor

Následující čísla a situace jsou výslovně syntetické; nejde o skutečného uchazeče, zaměstnavatele ani záznam z pohovoru.

Pozice: skladový operátor. Úkol: zaskladnění s kontrolou šarže. Otázka na zkušenost: „Popište případ, kdy šarže na obalu nesouhlasila se systémem. Jak jste postupoval nebo postupovala?“ Situační otázka: „Při zaskladnění zjistíte rozdílné šarže v jedné paletě a systém čeká na potvrzení. Jaký bude váš postup?“

První otázka se zaměřuje na popis předchozího jednání při neshodě. Druhá se ptá na postup v modelové provozní situaci, aniž by předpokládala znalost interních předpisů konkrétního zaměstnavatele. Osoba vedoucí pohovor může sledovat, zda uchazeč navrhne oddělit zboží, pozastavit potvrzení, označit nesoulad a předat informaci vedoucímu. Jde o příklady znaků k posouzení, nikoli o automatické bodování.

Odpověď typu „jsem pečlivý“ nepopisuje konkrétní kroky. Podrobnější odpověď může uvést jejich pořadí, způsob kontroly a zaznamenání neshody. Kvalitu odpovědi posoudí člověk s ohledem na pracovní úkol. Kontrolu jazyka a souvislosti otázky s úkolem lze doplnit i o zamyšlení nad tím, co jsou předsudky AI (bias), například zda formulace nepoužívá nálepky místo popisu pracovního požadavku.

Kontrola podkladů a rizik návrhu

Před vložením interních popisů práce do nástroje AI ověřte, kdo má k podkladům přístup a jak jsou sdíleny. Microsoft uvádí, že Microsoft 365 Copilot využívá oprávnění uživatele; proto zkontrolujte skutečné nastavení produktu a přístupů (Microsoft Copilot: data a oprávnění). Do podkladů pro tvorbu otázek nezařazujte jména uchazečů ani jejich životopisy, pokud pro jejich použití nemáte schválený postup.

Pro strukturované uvažování o rizicích lze využít NIST AI RMF. Jde o dobrovolný rámec, nikoli o certifikaci ani českou zákonnou povinnost (NIST AI RMF). Odpovědná osoba posoudí, zda návrh odpovídá dané roli a pracovnímu kontextu. Odborný právní, bezpečnostní nebo technický závěr ponechte příslušné odpovědné osobě.

Kdy návrh otázek vrátit k přepracování

Návrh nepřebírejte bez úpravy, pokud otázka neodpovídá zapsanému pracovnímu úkolu nebo k ní nelze přiřadit pozorovatelný důkaz. Vraťte ji také tehdy, když předpokládá znalost interního předpisu, který uchazeč nemohl znát, nebo když používá hodnoticí nálepky, například „ideální kandidát“, namísto popisu konkrétního pracovního projevu.

Dalším důvodem k úpravě je otázka směřující k soukromí, která nesouvisí s výkonem práce, nebo otázka vybízející ke sdělení důvěrných údajů předchozího zaměstnavatele. Upravte také hodnoticí znaky, které jsou příliš obecné na to, aby podle nich šlo posoudit popsaný postup. Návrh nesmí nahrazovat rozhovor automatickým bodováním ani automatickým doporučením k vyřazení uchazeče.

Po úpravě znovu ověřte vazbu mezi úkolem, důkazem a otázkou. Finální sadu uložte jako návrh CIAD a uveďte autora, datum a jméno schvalovatele.