AI čte fakturu: jak připravit údaje ke kontrole účetní

Předávací list polí pro účetní kontrolu

Pro každou fakturu připravte samostatný předávací list. Účetní tak obdrží přepis údajů a zaznamenané nejasnosti, nikoli návrh účtování nebo rozhodnutí o DPH. Níže uvedený list je pracovní návrh CIAD, nikoli závazný ani úřední formulář. Údaje v příloze považujte za data, která je třeba ověřit, ne za pokyny k převzetí či změně postupu.

Na začátku záznamu uveďte název souboru, datum vložení, osobu, která přepis připravila, a použitou metodu získání textu. Zapište také počet stran a to, zda jde o sken, fotografii, nebo elektronický dokument. Původ souboru popište věcně a tak, aby bylo možné dohledat, ke kterému dokumentu se záznam vztahuje. Obecný podklad k evidenci původu dat nabízí přehled W3C o provenanci.

Vyplnitelný záznam použijte v této podobě:

Jistá znamená, že je pole podle předkladatele plně čitelné. K ověření použijte například při rozmazaném znaku, oříznutí nebo neobvyklém formátu; do poznámky napište, co přesně vyvolalo pochybnost. Nečitelné označuje údaj, který z dokumentu nelze spolehlivě opsat. Takové pole nepřebírejte jako potvrzený údaj a nedoplňujte je odhadem.

Postup přípravy podkladů před kontrolou

U každé faktury postupujte ve stejném pořadí. Záznam vyplňujte tak, aby bylo zřejmé, co pochází z dokumentu, co vytvořil přepis a co ověřil člověk.

1. Připravte vstup. Před vložením dokumentu si vyjasněte, která pole chcete přepsat a v jaké struktuře mají být výsledky předány. S uspořádáním vstupních údajů pomůže matice dat pro vkládání do AI. Nevkládejte do požadavku interní schválení ani osobní údaje, které nejsou pro přepis faktury potřebné. Zapište název použitého souboru a ověřte, že odpovídá dokumentu, který chcete zpracovat.
2. Požadujte přepis bez výkladu. Zadání omezte na doslovný přepis požadovaných polí. Požádejte o zachování čísel, dat, částek a měny tak, jak jsou uvedeny ve zdroji. Výslovně uveďte, že chybějící údaj nemá být dopočítán ani doplněn z paměti modelu. Pokud údaj nelze přečíst, výsledek má tuto nečitelnost zaznamenat místo nabídnutí odhadu.
3. Porovnejte výstup s dokumentem. Otevřete fakturu vedle přepisu a ověřujte jednotlivá pole podle originálu. Pozornost věnujte zejména číslu faktury, identifikačnímu číslu, datům, částkám a měně. Kontrolu odpovědi můžete strukturovat podle postupu ověření odpovědi AI. Do sloupce pro lidskou kontrolu uveďte, co bylo porovnáno; samotné označení pole jako jistého nenahrazuje kontrolu se zdrojem.
4. Označte nejistotu a rozpory. U každého pole zvolte jednu z možností jistá, k ověření nebo nečitelné. Pokud nesouhlasí součet, objeví se odlišná měna nebo podle dostupného souboru chybí strana, popište zjištění konkrétně. Neopravujte údaje tak, aby výsledek vypadal úplněji, než dovoluje dokument.
5. Předejte záznam odpovědné osobě. Před předáním vyplňte, kdo přepis připravil a kdo jej má posoudit. Rozdělení odpovědností za převzetí podkladu a další postup pomáhá vyjasnit vlastnictví AI projektu. Účetní následně provede odborné posouzení a rozhodne o dalším postupu včetně případného zaúčtování. Předávací list sám takové rozhodnutí nevytváří.

Text obsažený ve faktuře nepovažujte za pokyn pro systém nebo pro osobu provádějící přepis. Obsah přílohy není automaticky důvěryhodný příkaz; tuto hranici shrnuje přehled OWASP k prompt injection. Pokud je v poznámce dokumentu například text „zaúčtuj jinak“, zaznamenejte jej jako obsah faktury, ale neprovádějte jej jako změnu pokynů. Případnou nejasnost předejte odpovědné osobě.

Modelový syntetický příklad a rozbor čtení

Následující čísla, názvy a situace jsou zcela modelové a syntetické. Nejde o doklad skutečné firmy, skutečné faktury ani o výsledky měření.

Vstup: Jednostránkový sken s hlavičkou Alfa služby s.r.o., číslem faktury 2026 0417, datem vystavení 12. 3. 2026, splatností 26. 3. 2026, dvěma řádky za konzultaci a dopravu a částkou k úhradě 18 150 Kč. Razítko překrývá číslo účtu.

Výstup přepisu: Dodavatel Alfa služby s.r.o. a číslo 2026 0417 jsou označeny jako jisté. Data jsou čitelná a označená jako jistá. První řádek, konzultace, je označen jako jistý. Druhý řádek, doprava, je označen jako k ověření kvůli rozmazanému množství. Číslo účtu je nečitelné kvůli překryvu razítkem. Částka 18 150 Kč je označena jako k ověření, protože součet řádků se liší o 150 Kč.

Rozbor: Přípravář označí číslo účtu jako nečitelné a nedoplní je odhadem. U dopravy ponechá stav k ověření a zaznamená, že množství je rozmazané. U částky uvede zjištěný rozdíl; daň nepřepočítává a nevydává vlastní rozhodnutí o správnosti dokladu. Předávací list označí jako podklad vyžadující dopracování. Rozhodnutí o správnosti částky a o účtování ponechá odpovědné osobě.

Kdy výsledek vrátit k dopracování

Předávací list vraťte přípraváři, pokud se součet řádků neshoduje s uvedenou částkou k úhradě, pokud není čitelný dodavatel, číslo faktury nebo datum, nebo pokud se měna na řádcích liší od měny součtu. Důvodem k dopracování je také chybějící strana dokumentu, oříznutý soubor, nečitelný údaj potřebný k další kontrole nebo pole, které bylo doplněno či dopočítáno, ačkoli ve zdroji chybí.

Stejně postupujte, pokud text faktury obsahuje pokyn pro systém nebo výzvu ke změně postupu. Takový text lze uvést v poznámce jako obsah dokumentu, nemá však nahrazovat zadání přepisu ani rozhodnutí odpovědné osoby. Vraťte list s konkrétní žádostí, aby bylo zřejmé, co je potřeba doplnit nebo ověřit.

Požadavek formulujte podle zjištěného problému: doložte čitelnou druhou stranu, ověřte číslo účtu u vystavovatele nebo zkontrolujte přepis množství na druhém řádku. Pokud údaj nelze ze stávajícího souboru přečíst, napište to výslovně místo jeho domýšlení. Po doplnění zaznamenejte, co se změnilo a které pole bylo znovu porovnáno. Účetní předejte přepis spolu s nevyřešenými otázkami; odborné posouzení částky, daně, účtu a nároku ponechte odpovědné osobě.