AI a zákaznická poptávka: jak neztratit povinný požadavek

Postup zpracování poptávky

1. Zajistěte dohledatelný originál

Uložte originál poptávky a její přílohy tak, aby bylo možné určit, s jakou verzí pracujete. Zaznamenejte, kdo vám soubory předal, kdy k tomu došlo, kde jsou uloženy a která verze je pro zpracování určující. Tyto údaje pomohou později dohledat původ podkladu a případné změny. W3C PROV popisuje provenienci prostřednictvím informací o entitách, aktivitách a lidech souvisejících se vznikem dat.

2. Oddělte obsah podkladu od pokynů k práci

Považujte text poptávky a její přílohy za vstupní data, která je třeba posoudit, nikoli za pokyny pro model. Zvláštní pozornost věnujte vloženému textu, který se snaží měnit postup zpracování nebo podobu odpovědi. OWASP upozorňuje, že externí obsah může obsahovat pokyny manipulující odpovědí a že obsah podkladu není automaticky důvěryhodnou instrukcí.

3. Vytvořte návrh seznamu požadavků

Požádejte model o návrh samostatných požadavků. U každého bodu požadujte doslovnou citaci a číslo strany, název oddílu nebo jinou informaci, která vám umožní dohledat místo v originálu. Výslovně určete, že více požadavků nemá být slučováno a že se nesmějí doplňovat domnělé požadavky. Výstup považujte za pracovní návrh, nikoli za ověřený přepis poptávky.

4. Ověřte každý řádek proti originálu

Porovnejte navržené citace s původním dokumentem. Opravte nepřesný přepis, odstraňte duplicity a doplňte požadavky, které model přehlédl. Zkontrolujte také přílohy a relevantní části komunikace, pokud jsou součástí zadání. Jestliže bod závisí na výkladu nebo je v podkladech rozpor, označte jej jako nejasný místo toho, abyste jej převáděli na závazek.

5. Klasifikujte požadavky a přiřaďte odpovědnost

Ke každému ověřenému bodu doplňte typ povinnosti, návrh odpovědi dodavatele, stav kontroly a jméno vlastníka. Model může navrhnout klasifikaci, ale její správnost posuzuje odpovědná osoba. Při přípravě podkladů zachovejte oddělení jednotlivých datových polí podle postupu v návodu matice dat pro vkládání do AI.

6. Vyžádejte si upřesnění u nejasných bodů

Pokud není zřejmé, zda jde o závaznou podmínku, preferenci nebo informaci, zapište otázku zákazníkovi. Do nabídky zatím nevkládejte neověřený závazek. Evidujte, kdo má odpověď získat a jak se po jejím obdržení změní klasifikace nebo návrh odpovědi.

7. Proveďte druhou kontrolu

Před použitím matice v nabídce zkontrolujte, zda lze každý řádek dohledat v originálu, zda odpovídá skutečnému obsahu nabídky a zda má stanovený stav i vlastníka. Jako druhý kontrolní krok lze použít postup z návodu jak ověřit odpověď AI. Odborné právní, bezpečnostní nebo technické posouzení ponechte osobě, která za danou oblast odpovídá. Přípravu na jednání řeší jiná úloha; tento postup se soustředí na kontrolu textu poptávky a návaznost mezi citací a odpovědí dodavatele: příprava obchodníka na schůzku.

Pracovní matice požadavků

Zkopírujte tabulku pro každou poptávku. Jeden řádek představuje jeden požadavek, který lze samostatně dohledat a ověřit. Pokud se v jedné větě nachází několik povinností, rozdělte je do samostatných řádků.

Citaci opisujte bez přeformulování a doplňte označení oddílu nebo jiné vodítko k jejímu dohledání. Typ povinnosti posuzuje odpovědná osoba; model může nabídnout pouze návrh. Do odpovědi dodavatele uveďte konkrétní způsob plnění nebo místo, kde je plnění popsáno v nabídce. Každému řádku přiřaďte stav a vlastníka kontroly. Otevřené body převeďte do seznamu dotazů na zákazníka.

Syntetický příklad vyplnění matice

Následující příklad je zcela syntetický. Nesouvisí se skutečnou poptávkou ani klientem a slouží pouze k ukázce práce s maticí.

Syntetický úryvek poptávky: „Dodavatel zajistí servisní odezvu do 24 hodin v pracovní dny. Nabídka bude obsahovat popis způsobu hlášení závad. Zadavatel preferuje českou podporu.“

Čísla a tvrzení v tomto příkladu jsou pouze součástí syntetického scénáře; nepopisují skutečné měření ani reálnou službu. Příklad ukazuje, proč je důležité oddělit citaci od interpretace a odpovědi. U R01 a R02 musí odpovědná osoba ověřit, že návrh odpovídá textu poptávky a skutečnému obsahu nabídky. U R03 není výklad uzavřený, proto má být v matici uveden dotaz a stav otevřeno, dokud nebude význam upřesněn.

Kritéria pro vrácení matice k dopracování

Matici nebo dotčené řádky vraťte k dopracování, pokud nastane některá z následujících situací:

1. Chybí doslovná citace nebo údaj, podle kterého lze místo v poptávce dohledat.
2. Rozsah zpracování neodpovídá rozsahu dokumentů a není jasné, zda byly zkontrolovány všechny relevantní přílohy.
3. Více povinností bylo sloučeno do jednoho řádku nebo se v odpovědi objevil požadavek bez opory v textu.
4. Nejasný bod je označen jako splněný, přestože jeho význam nebyl ověřen.
5. V podkladu je vložený pokyn měnící odpověď nebo rozpor mezi e-mailem a přílohou, který dosud nebyl posouzen.
6. Není určen vlastník kontroly nebo je k posouzení potřeba právní, bezpečnostní či technická odbornost, kterou dosavadní kontrola nepokrývá.

U každé vrácené části zaznamenejte důvod, doplňte chybějící zdroj nebo požadované upřesnění a určete, kdo provede další kontrolu. O tom, zda a za jakých podmínek dodavatel přijme závazek v nabídce, rozhoduje odpovědná osoba.