Z usnesení do zprávy pro občany: kontrola textu AI

Podklady pro kontrolu zprávy

Pracujte s úplným zněním schváleného usnesení a s písemným pokynem, v jakém rozsahu má být informace zveřejněna. Do pracovní složky uložte číslo usnesení, datum schválení, jeho výrokovou část a pokyn osoby odpovědné za komunikaci ke zveřejnění. Při přípravě textu nezahrnujte osobní údaje nad rámec schváleného zveřejnění. Před použitím kancelářského nástroje ověřte skutečné nastavení oprávnění a ochrany dat; Microsoft 365 Copilot využívá oprávnění uživatele. Odborný právní nebo technický výklad předejte odpovědné osobě. Obecnější přehled možností využití AI pro obec se věnuje širšímu tématu; zde se kontrola soustředí na shodu zprávy s usnesením.

Před kontrolou si ověřte, že pracujete s verzí usnesení, která byla schválena, nikoli s návrhem nebo pracovní kopií. Pokyn ke zveřejnění si ponechte vedle podkladu, aby bylo zřejmé, jaký rozsah sdělení se posuzuje. Pokud některý z těchto dokumentů chybí, poznamenejte si to a vyžádejte si jej od odpovědné osoby. Návrh AI sám o sobě nedoplňuje chybějící podklad.

Postup kontroly návrhu od AI

1. Otevřete vedle sebe úplné usnesení a návrh zprávy. Zkontrolujte, že oba dokumenty odpovídají správné věci a usnesení má dohledatelné číslo a datum.
2. Rozdělte návrh zprávy na jednotlivé věty a každou očíslujte. Nadpis, perex, popisek i text odkazu posuzujte také tehdy, pokud obsahují samostatné tvrzení.
3. Ke každému tvrzení přiřaďte konkrétní bod usnesení a přesnou citaci. Uveďte tolik textu, aby další kontrolující osoba mohla snadno najít oporu.
4. Označte stav: „kryto podkladem“, „jazykové upřesnění bez nové informace“ nebo „informace navíc bez opory“. Pokud si nejste jistí, zda úprava mění význam, označte ji k posouzení místo toho, abyste rozhodovali podle návrhu AI.
5. Tvrzení bez opory odstraňte, případně vyžádejte doplnění či pokyn od odpovědné osoby. Bez opory v podkladu nepřidávejte termín, částku, uzavírku, délku prací ani odpovědnou osobu.
6. Zkontrolujte nadpis, perex a první odstavec, aby nepředstavovaly nepodložený slib. Ověřte také srozumitelnost, uvedený kontaktní údaj podatelny a datum zveřejnění proti podkladům, které máte k dispozici.
7. Předejte upravenou verzi ke schválení odpovědné osobě a uchovejte tabulku shody jako pracovní záznam. Poznamenejte, které věty byly změněny nebo vyřazeny a z jakého důvodu.

Podrobnější postup pro ověření odpovědi AI můžete použít pro kontrolu jednotlivých tvrzení; v tomto případě se soustřeďte zejména na jejich oporu v usnesení.

Tabulka shody zprávy s usnesením

Vyplňte samostatný řádek pro každou větu nebo jiné samostatné tvrzení určené ke zveřejnění. Ve sloupci „Opatření“ zaznamenejte další krok. Pokud je věta složená z více tvrzení, rozeberte ji tak, aby bylo možné posoudit oporu každého z nich.

Vyplněné hodnoty v následující tabulce jsou syntetickou ukázkou, nikoli skutečným záznamem.

K záznamu připojte jméno kontrolující osoby, datum a číslo usnesení. Pokud některý řádek zůstane označen jako informace navíc, před zveřejněním jej vyřešte: tvrzení odstraňte, nebo požádejte odpovědnou osobu o podklad či pokyn. Záznam umožní dohledat, která část zprávy byla porovnána s konkrétním ustanovením a jaké opatření následovalo.

Modelový syntetický příklad s rozborem

Následující modelový příklad je syntetický. Nejde o skutečné usnesení ani skutečnou obec; uvedená čísla a údaje slouží pouze k předvedení kontroly.

Schválený podklad: Usnesení č. 12/2026 schvaluje opravu chodníku v ulici Krátká a ukládá úřadu zveřejnit základní informaci na webu obce.

Návrh vytvořený AI: Zastupitelstvo schválilo opravu chodníku v ulici Krátká. Oprava začne v pondělí, potrvá dva týdny a vyžádá si úplnou uzavírku. Předpokládaná cena je 400 tisíc korun. Sledujte web obce.

Rozbor shody: První věta má oporu v bodu o schválení opravy. Věta o pondělku, délce prací a uzavírce oporu nemá, protože uvedený podklad neobsahuje termín ani dopravní opatření. Ani částka 400 tisíc korun v usnesení uvedena není. Poslední věta může sloužit jako procesní sdělení, pokud odpovídá uložené povinnosti zveřejnit informaci. První a poslední větu lze po jazykové úpravě ponechat; ostatní tvrzení vyřaďte, dokud k nim nebude doložen podklad nebo pokyn odpovědné osoby. Způsob přiznání použití AI v publikovaném textu posuzujte podle příslušného kontextu; s formulací může pomoci návod na citování obsahu z AI.

Kdy návrh nepřebírat bez dalšího posouzení

Vraťte návrh odpovědné osobě nebo jej upravte, pokud obsahuje nový závazek obce, lhůtu, částku, sankci či technický parametr, pro který v usnesení není opora. Stejně postupujte, pokud text mění význam schváleného výroku, například představuje možnost jako povinnost nebo záměr jako schválenou stavbu. Zaznamenejte také, pokud chybí číslo usnesení, datum schválení nebo úplné znění podkladu; bez nich nemusí být možné shodu spolehlivě posoudit.

Věnujte pozornost osobním údajům: nezahrnujte do zprávy údaje, které nejsou určeny ke zveřejnění v posuzovaném rozsahu. Nejasnou formulaci usnesení nevykládejte samostatně, pokud by to vyžadovalo odborný úsudek. Předložte ji odpovědné osobě; do vyřešení můžete připravit pouze tu část sdělení, jejíž význam je z podkladu zřejmý.

Samotné zjednodušení textu neprokazuje přístupnost celého webu. WCAG je technický standard pro přístupnost webového obsahu; posouzení šablony webu a formátu dokumentu proto předejte odpovědné osobě, pokud je potřeba. Nepovažujte jazykovou úpravu zprávy za potvrzení shody webu se standardem.

Nepřevzatý návrh uchovejte s poznámkou, proč byl vrácen nebo upraven. Po změně textu znovu projděte tabulku od první věty, protože úprava může ovlivnit i další tvrzení. Před předáním ke schválení ověřte, že každá ponechaná věta má zaznamenanou oporu, nebo je jasně označena jako jazykové upřesnění bez nové informace.