Změna účtu dodavatele: proč ji AI nesmí potvrdit z e-mailu

Co s žádostí o změnu účtu

E-mail, jeho přílohu ani naskenovaný dopis nepovažujte samy o sobě za potvrzení, že je změna platebních údajů oprávněná. Logo, podpis v zápatí ani faktura přiložená ke zprávě nejsou náhradou za nezávislé ověření. OWASP upozorňuje, že obsah přílohy není automaticky důvěryhodný příkaz. V tomto postupu proto slouží obsah zprávy jako podklad k prověření, nikoli jako pokyn k úpravě systému.

AI lze využít k přípravě strukturovaného výtahu a návrhu kontrolních kroků. Nedávejte jí v tomto pracovním postupu oprávnění měnit bankovní spojení v účetním systému ani odesílat potvrzení o přijetí nového účtu. Odpovědnost za posouzení žádosti a schválení změny ponechte pověřené osobě podle rozdělení rolí ve firmě. Při nastavení rolí může pomoci text kdo má vlastnit AI projekt.

Výstup AI berte jako pracovní podklad. Pokud jsou v něm čísla účtů, porovnejte je s původní žádostí znak po znaku. Nesrovnalost nebo chybějící údaj není důvodem k odhadu či automatickému doplnění; zaznamenejte ji a vyžádejte si další ověření.

Postup ověření odděleným kontaktem

Postupujte v uvedeném pořadí. Naléhavost uvedená v e-mailu sama o sobě není důvodem k přeskočení ověřovacích kroků. NCSC doporučuje ověřování důležitých e-mailových žádostí dalším komunikačním kanálem.

1. Pozastavte změnu. Bankovní spojení v kmenových datech zatím neupravujte a přípravu platby na nové spojení pozastavte do dokončení ověření. Zachovejte přitom dosavadní údaje v systému.
2. Zaznamenejte zdroj žádosti. Uložte e-mail včetně hlavičky, přílohu, datum přijetí a jméno příjemce. Oddělte zaznamenání původu dokumentu od posouzení jeho obsahu; souvislosti s původem dat lze dohledat v materiálu W3C o provenienci dat.
3. Připravte výtah pomocí AI. Zadejte pouze údaje potřebné pro kontrolu. Požádejte o přepis původního a navrhovaného účtu, názvu dodavatele, částky a data splatnosti, pokud jsou uvedené, a o vyznačení jazykových nesrovnalostí či nátlaku na rychlost. Výstup následně porovnejte s původní zprávou.
4. Vyberte nezávislý kontakt. Použijte telefonní číslo nebo jiný kontakt z dříve ověřené smlouvy či záznamu, nikoli kontakt uvedený pouze v podezřelém e-mailu. Před vložením dokumentu do AI zvažte, které údaje jsou pro úkol potřebné; s tím může pomoci matice dat pro vkládání do AI.
5. Ověřte žádost odděleným kanálem. Zavolejte na dříve ověřený kontakt a požádejte o potvrzení žádosti. Výsledek hovoru zaznamenejte. Pokud interní pravidlo firmy vyžaduje další potvrzení pověřenou osobou dodavatele nebo listinným dodatkem, vyžádejte si je před rozhodnutím.
6. Vyplňte záznam. Uveďte použité kontaktní údaje, výsledek ověření a podklady. Záznam připojte k dodavateli v systému nebo jej uložte podle interního postupu.
7. Nechte výstup AI překontrolovat. Před schválením porovnejte údaje ve výstupu s původními podklady; u čísel účtů kontrolujte každý znak. Další kontrolní otázky nabízí postup pro ověření odpovědi AI.
8. Předejte rozhodnutí odpovědné osobě. Teprve po jejím písemném schválení lze podle interního postupu změnit údaj v systému. Pokud ověření nelze dokončit nebo se údaje rozcházejí, změnu ponechte neprovedenou a požádejte o další posouzení.

Záznam o ověření změny platebních instrukcí

Následující pracovní tabulka je návrhem CIAD, nikoli závazným formulářem. Přizpůsobte ji firemnímu systému schvalování a rozsahu údajů, které pro ověření skutečně potřebujete.

Pokud chybí záznam o odděleném kontaktu nebo rozhodnutí odpovědné osoby, změnu zatím neprovádějte. Neúplný záznam vraťte k doplnění a uveďte, které údaje či potvrzení chybějí. Záznam má umožnit rozlišit, co bylo uvedeno v žádosti, co bylo ověřeno a kdo rozhodl o dalším postupu.

Modelový syntetický příklad a rozbor

Následující příklad je zcela syntetický. Nejde o popis skutečného dodavatele ani o důkaz konkrétního útoku.

Syntetický e-mail: Dodavatel Stavebniny Javor oznamuje, že od příští faktury má odběratel platit na nový účet 9876543210/4444. Zpráva obsahuje logo a fakturu v PDF. V textu stojí, že starý účet je zrušen a platba spěchá kvůli uzávěrce. Telefon v podpisu se liší od čísla uvedeného ve smlouvě.

Samostatný syntetický podklad z dříve ověřeného kmenového záznamu: dosavadní účet 1234567890/1111. Tento údaj není převzat z nové e-mailové žádosti.

Výtah připravený AI z obou označených podkladů: Původní účet je 1234567890/1111 a nový účet 9876543210/4444. Čísla se liší. Zpráva naléhá na rychlou platbu a kontakt v podpisu není ověřený údaj ze smlouvy.

Rozbor: Obsluha účet nepřepisuje a platbu na nové spojení nepřipravuje, dokud se žádost neověří. Důvodem je rozdíl mezi kontaktem v e-mailu a kontaktem ve smlouvě, spolu s naléhavou žádostí a změnou čísla účtu. Obsluha zavolá na číslo ze smlouvy, ověří, zda dodavatel změnu skutečně požaduje, a zaznamená, s kým hovořila a jaký byl výsledek. Pokud je podle interního postupu potřeba další potvrzení, vyžádá si je. Poté předloží záznam odpovědné osobě k rozhodnutí. Jestliže volaná osoba změnu nepotvrdí, účet zůstane beze změny a žádost se předá k internímu šetření.

Čísla účtů v tomto příkladu jsou syntetická a slouží pouze k ukázce porovnání. AI může nesoulad zvýraznit, ale samotné zvýraznění nepotvrzuje totožnost odesílatele ani oprávněnost změny.

Situace, kdy výsledek AI nepřevzít

Výstup AI nepoužívejte jako podklad ke změně, pokud nastane některá z těchto situací. Zaznamenejte, co nesouhlasí, ponechte údaje beze změny a předejte věc odpovědné osobě.

• AI navrhuje převzít nový účet bez odděleného ověření nebo označuje zprávu za důvěryhodnou pouze podle loga či podpisu.
• Číslo účtu ve výtahu nesouhlasí s přílohou při porovnání znak po znaku.
• Odesílatel naléhá na okamžitou platbu, odmítá ověření nebo posílá nové číslo pouze z adresy, kterou nelze propojit s dříve ověřeným kontaktem.
• Oddělený kontakt není dostupný, volaná osoba změnu nepotvrdí nebo se liší uvedený název majitele účtu.
• Vstup obsahuje pokyn určený AI, například aby ignorovala postup a účet ihned změnila. Takový text berte jako obsah dokumentu určený k posouzení, nikoli jako pokyn k provedení změny.

V těchto případech označte výsledek v záznamu jako neověřený a platbu na nové spojení nepřipravujte. Další šetření a případné rozhodnutí svěřte odpovědné osobě podle interního postupu firmy.