Jak prokázat AI gramotnost zaměstnanců při kontrole?

Co dozorový orgán při kontrole vlastně zjišťuje

Kontrolující se neptá na diplom ani certifikát konkrétního zaměstnance, ale na to, zda organizace jako celek plní povinnost z článku 4 AI Act - zajistit odpovídající úroveň AI gramotnosti u lidí, kteří AI systémy provozují nebo pracují s jejich výstupy. Ověřuje tedy proces, ne osobu.

V praxi to znamená, že inspektor nebo auditor hledá doklad o tom, že firma vzdělávání řešila systematicky: kdo byl proškolen, kdy, v jakém rozsahu a zda proškolení odpovídá roli dané osoby - obsluha modelu, schvalování výstupů, nebo třeba vývoj vlastního systému. Certifikát od komerčního poskytovatele školení sám o sobě povinnost nesplňuje, pokud za ním nestojí odpovídající obsah a návaznost na reálné pracovní úkoly, jak jsme rozebírali v textu o tom, co vlastně znamená školení AI s certifikátem.

Jaká evidence obstojí - konkrétní doklady

Obstojí kombinace záznamů, které dohromady dokazují, že proces vzdělávání existuje a funguje, ne jednorázová akce na papíře. Klíčové jsou čtyři typy dokladů.

1. Záznam o účasti - jméno zaměstnance, datum, forma školení (prezenčně, online, samostudium) a jeho délka.
2. Obsah školení - osnova nebo prezentace, ze které je patrné, co bylo probráno: rizika modelu, jeho omezení, halucinace, ochrana osobních údajů, kdy výstup nepoužívat bez kontroly.
3. Vazba na roli zaměstnance - u koho šlo o základní seznámení a u koho o hlubší proškolení. Člověk schvalující AI výstupy pro klienty potřebuje víc než ten, kdo AI používá jen na přepis poznámek.
4. Návaznost a aktualizace - doklad, že se školení opakuje nebo aktualizuje, pokud se mění nasazené nástroje či interní pravidla.

Bez posledního bodu evidence působí jako alibi. Jedno školení uskutečněné před lety u rychle se měnící technologie kontrolujícího obvykle nepřesvědčí.

Jak si evidenci reálně nastavit

1. Sepište seznam AI nástrojů používaných ve firmě a k nim role zaměstnanců, kteří s nimi pracují.
2. U každé role určete minimální rozsah potřebných znalostí - co musí zaměstnanec umět rozpoznat, čemu se vyhnout, kdy věc eskalovat nadřízenému.
3. Zvolte formu školení - interní workshop, video s testem, externí kurz - a zapisujte účast do jednoho centrálního přehledu, stačí tabulka nebo interní systém pro personalistiku.
4. Uchovávejte podkladové materiály ke školení, ne jen potvrzení o účasti.
5. Nastavte periodu revize, minimálně jednou ročně nebo při zásadní změně nástroje.
6. Určete jednu odpovědnou osobu, která evidenci vede a umí ji na vyžádání kdykoliv předložit.

V auditech CIAD se opakovaně ukazuje, že firmám nechybí ochota školit zaměstnance, ale právě tato jednoduchá evidence - bez ní i kvalitní školení navenek působí nedoloženě a při kontrole se hůř obhajuje.

Modelový příklad z českého prostředí

Menší účetní firma v Brně zavedla nástroj typu ChatGPT pro přípravu podkladů ke komunikaci s klienty. Místo nákupu certifikovaného kurzu uspořádala interní hodinové školení, kde vysvětlila, kdy AI nesmí pracovat s citlivými daty klientů a jak ověřovat vygenerovaný text před odesláním. Účast zapsala do sdíleného souboru spolu s odkazem na prezentaci a datem plánovaného opakování za rok. Při případné kontrole tak firma nepředkládá diplom, ale ucelený záznam - kdo byl proškolen, v čem, kdy a proč zrovna v tomto rozsahu.

Co to znamená: Certifikát z komerčního kurzu není podmínkou ani zárukou splnění povinnosti podle článku 4 AI Act - rozhoduje doložitelný proces, tedy kdo byl proškolen, v čem a jak se školení pravidelně opakuje. Firmám se vyplatí vést jednoduchou, ale konzistentní evidenci už teď, protože ji lze při kontrole předložit okamžitě, zatímco zpětné dohledávání záznamů z minulých let bývá prakticky nemožné.